Human Resources Assistant NUMÉRO DE POSTE: 456793
Pay: $60,000-$75,000
Job Title: Human Resources Assistant
Job Overview:
The Human Resources Assistant plays a critical role in supporting the SVP of Human Resources and the HR Director through high-level administrative, operational, and project-based support. This role supports HR activities for the corporate office and a unionized workforce within the janitorial and building services industry in the New York City Metro Area. This position serves as a liaison between HR and other departments, facilitating communication, ensuring seamless execution of HR initiatives and programs, and contributing to strategic priorities through administrative expertise.
The HR Assistant excels in managing sensitive information with discretion, and demonstrates the confidence and professionalism required to represent the HR function across the organization. This position will also provide excellent customer service in all interactions and support efforts to foster a positive work environment.
Responsibilities:
• Serve as the primary point of contact for general HR-related inquiries, delivering prompt, professional, and accurate guidance or directing inquiries appropriately.
• Provide end-to-end administrative support for internal workplace investigations, including intake, documentation, case tracking, and follow-up communications.
• Manage calendars, incoming calls, schedule meetings, prepare agendas, and coordinate presentations for internal and cross-functional initiatives.
• Assist in the implementation and optimization of HR systems, tools, and workflows to enhance departmental efficiency.
• Support coordination of onboarding and offboarding processes in partnership with internal stakeholders, ensuring consistent and compliant employee experience.
• Maintain and manage highly confidential digital and physical HR records in accordance with internal policies and regulatory standards.
Support data management and reporting for HR metrics, PTO tracking, compensation planning, and other business-critical initiatives.
• Collaborate with HR leadership in supporting union-related activities and labor relations efforts.
• Coordinate responses to unemployment claims and government audits, including document collection and compliance review.
• Contribute to key HR initiatives such as employee engagement programs, compliance training, benefits administration, and internal communications.
• Support HR responses and actions to all ad hoc requests.
Qualifications and Competencies:
• Bachelor’s degree in Human Resources, Business Administration, or a related field preferred.
• Minimum of 3 years of progressive experience in a high-level administrative or HR support capacity, preferably in a corporate environment.
• Experience in a unionized work environment, particularly in janitorial, facilities, or service industry, strongly preferred.
• Demonstrated experience supporting executive leadership and supporting productive cross-functional relationships.
• Bilingual fluency in English and Spanish required.
• Advanced organizational and project management skills; able to prioritize competing demands with urgency and accuracy in order to meet deadlines.
• Outstanding written and verbal communication skills, with the ability to engage professionally at all organizational levels.
• High level of proficiency in Microsoft Office Suite (Outlook, Excel, Word, PowerPoint); experience with HRIS platforms and document management systems strongly preferred.
• Discreet and dependable in handling sensitive information and maintaining confidentiality.
• Personable, professional, and collaborative, with the ability to build rapport and trust across internal teams and external business contacts.
• Operates with initiative, accountability, and a commitment to service excellence
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
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Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.