Admin/Accounting Specialist NUMÉRO DE POSTE: 458884
Onsite
Salary: 22-25.00/hr
Position Summary
The Administrative Assistant will provide comprehensive support to the company’s operations, accounting, and sales departments. This role will handle a variety of administrative duties, including answering and directing calls, greeting visitors, managing mail and packages, assisting with travel and meeting arrangements, maintaining product sample inventory, and performing other clerical functions as needed. The ideal candidate will be detail-oriented, organized, and able to communicate effectively with customers, vendors, and internal teams.
Key Responsibilities
Receptionist & Accounting Support
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Collect, sort, and distribute incoming mail and package deliveries.
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Prepare and process outgoing FedEx shipment labels.
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Greet visitors, determine their purpose, and direct or escort them to appropriate departments or personnel.
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Operate a multi-line phone system to answer, screen, and forward calls; provide general information and take messages as needed.
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Pull credit reports for new customers and assist with customer account setup.
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Perform administrative tasks such as proofreading, transcribing handwritten notes, and operating calculators.
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Provide information about company departments, employees, and services.
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Order and maintain office and breakroom supplies.
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Coordinate and place lunch orders for meetings and company functions.
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Email account statements to customers and follow up with those behind on payments.
Operations & Sales Support
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Manage all product samples, including receiving, tracking, organizing, and shipping to customers.
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Maintain accurate inventory of product samples and coordinate recycling or disposal with the warehouse team.
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Assist with trade show preparation, including managing deadlines and coordinating materials.
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Support Regional Sales Managers by delivering product samples to local vendors or customers when needed.
Position Qualifications
Competency Statements
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Accountability: Takes responsibility for actions and performance.
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Accuracy: Completes work with precision and attention to detail.
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Communication: Demonstrates clear and effective verbal and written communication.
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Detail-Oriented: Pays close attention to all aspects of tasks and responsibilities.
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Enthusiasm: Brings energy and positivity to daily work.
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Integrity: Maintains honesty and professionalism at all times.
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Initiative: Proactively identifies and addresses needs or problems.
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Interpersonal Skills: Works well with diverse personalities and teams.
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Judgment: Makes sound, informed decisions using available information.
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Motivation: Strives to achieve goals and encourage others to perform well.
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Organization: Effectively manages multiple priorities and maintains order.
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Problem-Solving: Approaches challenges with creativity and logic.
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Quality: Consistently produces high-quality, accurate work.
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Reliability: Dependable and trustworthy in completing tasks.
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Responsibility: Accountable for results and conduct.
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Time Management: Manages workload efficiently to meet deadlines.
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Working Under Pressure: Maintains performance and composure in stressful situations.
Skills & Abilities
Education / Training:
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High school diploma or equivalent required; associate’s degree preferred.
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Minimum of 1 year of experience in a receptionist or office support role.
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Experience handling a multi-line phone system.
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Strong customer service orientation with excellent interpersonal skills.
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Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
Determining compensation for this role (and others) at Vaco/Highspring depends upon a wide array of factors including but not limited to the individual’s skill sets, experience and training, licensure and certifications, office location and other geographic considerations, as well as other business and organizational needs. With that said, as required by local law in geographies that require salary range disclosure, Vaco/Highspring notes the salary range for the role is noted in this job posting. The individual may also be eligible for discretionary bonuses, and can participate in medical, dental, and vision benefits as well as the company’s 401(k) retirement plan.
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.