Payroll Manager - 9 Month Contract NUMÉRO DE POSTE: 459036
About the Opportunity
Payroll Operations
- Manage full-cycle weekly payroll processing for approximately 800 employees across multiple provinces and business units.
- Ensure accurate application of pay rules, overtime, shift premiums, travel pay, union dues, benefits, and statutory deductions.
- Oversee payroll reconciliations, journal entries, and coordination with Finance for labour costing and GL accuracy.
- Ensure compliance with collective agreements, including wage rate changes and dues remittances.
- Responsible for all employee-related tax, benefit, and compliance calculations and payments.
- Manage year-end payroll activities including T4/RL-1 preparation, reconciliations, and government filings.
Compliance & Governance
- Maintain compliance with CRA and provincial employment standards across all jurisdictions.
- Serve as the main contact for payroll-related audits, remittances, and government inquiries.
- Maintain and document payroll policies, procedures, and internal controls to support consistent, audit-ready processes.
Systems, Process Improvement & Implementation
- Partner with HR, Finance, and IT to improve integration between payroll, HRIS, time tracking, and accounting systems.
- Identify opportunities to automate manual processes, improve accuracy, and enhance reporting capabilities.
- Develop and maintain dashboards and standardized reports to support management decision-making.
- Manage the evaluation, selection, and implementation of any potential new payroll and HRIS systems, ensuring scalability for continued acquisitions and workforce growth.
- Define business requirements, assess vendor solutions, and lead implementation planning.
- Oversee configuration, data migration, testing, and change management.
- Deliver system training and post-implementation support.
Post-Acquisition Integration
- Lead payroll and HRIS integration activities for newly acquired companies across Canada.
- Assess inherited payroll processes and systems, align pay practices, and consolidate into company standards.
- Ensure smooth employee transitions by harmonizing pay frequencies, benefits deductions, and system access.
- Work closely with HR, Finance, and IT on data conversion, onboarding, and compliance.
- Provide communication and training to acquired teams during transition.
Leadership & Collaboration
- Supervise, coach, and develop payroll team members, fostering a culture of accuracy, accountability, and service.
- Collaborate with HR on employee lifecycle activities, including new hires, terminations, pay changes, and benefits.
- Partner with Finance for payroll reporting, labour cost analysis, and budgeting.
- Build strong relationships with operations leaders and regional managers to ensure payroll accuracy and responsiveness to payroll-related queries.
About You:
- Diploma or degree in Accounting, Business Administration, or related field.
- Payroll Compliance Practitioner (PCP) or Certified Payroll Manager (CPM) designation from the National Payroll Institute (NPI) required.
Experience
- 7 years of progressive payroll experience, including at least 4 years in a managerial capacity with a team.
- Experience managing payroll in multi-entity, multi-province organizations with unionized and field-based employees.
- Proven success in HRIS or payroll system implementation.
- Experience with post-acquisition payroll integration in a growing or acquisitive environment preferred.
- Strong working knowledge of major payroll systems (e.g., ADP Workforce Now, Ceridian Dayforce, UKG, WorkDay) and advanced Excel/data analysis skills.
- Experience with Jonas as a payroll system is advantageous.
- Experience with Bamboo HR as an HRIS is an asset.
Pay Range:
$55 - $65 an hour
How to Apply
Click the “Apply Now” button and follow the instructions to submit your resume. Please know that we only accept documents in MS Word or Rich Text formats. When referencing this job, quote # 459036
You must currently reside within the Greater Toronto Area and be permitted to work in Canada to be considered for this opportunity. A recruiter will be in touch with you if your profile meets our client’s requirements for this role.
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.