Accounts Payable Clerk NUMÉRO DE POSTE: 459059
Accounts Payable Clerk
About the role
Our client in manufacturing is hiring an Accounts Payable Clerk to keep the payables engine running accurately and on time. You’ll own invoice intake through payment, resolve 3-way match issues with Purchasing/Receiving, and maintain clean vendor records and audit-ready documentation.
What you’ll do
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Invoice processing: Enter and code high-volume supplier invoices; validate price/quantity/freight, tax, and terms.
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3-way match: Reconcile POs, goods receipts, and invoices; resolve mismatches (partial receipts, backorders, substitutions) with Purchasing/Receiving.
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Vendor relationships: Respond to statements, credits/debits, and payment status inquiries; research and clear discrepancies.
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Payment runs: Prepare weekly ACH/check/wire batches; ensure approvals and positive pay files are complete and accurate.
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Month-end support: Assist with AP accruals, GR/IR cleanup, and AP aging review; provide documentation for close and audits.
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Controls & compliance: Maintain W-9s and vendor setup changes; follow approval matrices and retention policies.
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Special handling: Process freight, utilities, and non-PO spend; manage returns/RMAs and credit memos; validate sales/use tax where applicable.
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Continuous improvement: Flag recurring issues (e.g., price variances, receiving delays) and suggest small process fixes.
Must-haves
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Experience in accounts payable or accounting support, ideally with PO-based environments.
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Familiarity with ERP accounting systems (e.g., NetSuite, SAP, Oracle, Microsoft Dynamics) and basic Excel (filters, pivots, lookups).
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Solid understanding of 3-way match, payment terms, early-pay discounts, and AP aging.
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Strong attention to detail, organization, and documentation discipline.
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Clear communication with vendors and cross-functional partners (Purchasing, Receiving, Inventory, Finance).
Preferred
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Manufacturing experience (inventory POs, GR/IR, freight and surcharges).
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Knowledge of 1099 processing and sales/use tax basics.
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Experience with ACH/wire platforms, positive pay, and approval workflows.
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Exposure to OCR/automation tools for invoice capture.
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.