Payroll Administrator - 6 Month Contract NUMÉRO DE POSTE: 459248
About the Opportunity
- Consistently interpret and apply regulations, employment laws, and other requirements that guide the processing of payroll to ensure compliance with Provincial regulations for both union and non-union payroll accounts.
- Maintain employee records for existing employees and new hires; ensure accurate vacation, sick bank, and banked hours accruals.
- Assist with the current implementation of payroll system.
- Collaborate with other teams, team members, and managers to resolve escalated payroll issues.
- Ensure the processing of new hires, temporary workers, transfers, promotions, wage increases, and terminations is accurate and timely.
- Participate in the payroll year-end processes including: T4s, T4As, year-end filings
- Create payroll audit reports to verify accuracy of data.
- Create ad hoc reports for management or payroll team.
- Prepare and validate bi-weekly disbursement of multi-province payroll, including government remittances, garnishments, monthly pension contributions, and union deductions, for assigned payroll accounts, consistent with Provincial wage and hour laws.
- Interpret and communicate legislative requirements; ensure adherence by advising management of necessary actions; escalate issues to Payroll Manager as required.
- Maintain knowledge of all regulations, employment laws, and other requirements for the execution of payroll for both union and non-union payroll accounts across multiple Provinces.
- Ensure knowledge of all union agreements and legislative requirements and apply to processing of payroll.
- Participate in the review and analysis of current payroll and tax procedures and recommend changes for the development of best practice operations.
- Participate in optimization of Payroll System
- Participate in digitization of Employee records
- Ensure the payroll program is set up and updated to reflect the current employee base, including wages, benefits, sick and vacation time in line with contracts (union and non-union).
- Assist in payroll projects including policy, process, and technological changes to increase accuracy and efficiency and create standardization.
- Ability to analyze payroll data and identify trends, discrepancies, or compliance risks.
- Experience with reporting tools or data visualization (e.g., Power BI,)
- Other duties as assigned.
About You
- Minimum 3 years of experience with payroll systems.
- Extensive knowledge and experience with end-to-end payroll processing.
- Proven experience processing payroll for 500 employees.
- Strong understanding of union contracts and collective agreements.
- Knowledge and skill using Microsoft Office, including advanced Excel skills (including macros).
- Familiarity with HRIS systems and benefits platforms.
- Demonstrated ability to handle sensitive payroll data with discretion and in compliance with privacy legislation.
- Ability to evaluate an issue, weigh all options, and formulate a practical solution.
- Excellent interpersonal, verbal, and written communication skills.
- Ability to work under tight deadlines with competing priorities.
- This role requires a high degree of autonomy and initiative, with minimal supervision.
Salary Range
$28 - $30 an hour
How to Apply
Click the “Apply Now” button and follow the instructions to submit your resume. Please know that we only accept documents in MS Word or Rich Text formats. When referencing this job, quote # 459248
You must currently reside within the Greater Toronto Area and be permitted to work in Canada to be considered for this opportunity. A recruiter will be in touch with you if your profile meets our client’s requirements for this role.
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.