Director of Payroll NUMÉRO DE POSTE: 452509
Vaco is partnering with client that was recognized on the Inc. 5000 list in both 2023 and 2024 and ranking among the top companies in their field to recruit for a Director of Payroll.
Primary Objective
Ensure accurate, timely, and compliant payroll processing for all employees by maintaining payroll records, applying company policies, and adhering to all regulatory requirements. Support HR and Finance through precise reporting, issue resolution, and protection of sensitive compensation data.
This role oversees payroll for a multi?state (48) workforce of ~8,000 employees (many part?time). The company is currently on Paycom and will convert to Dayforce in January 2026. The CFO is seeking a partner to own the payroll process — someone to manage the group, drive process improvements and change management, and serve as liaison to third?party payroll vendors.
Key Responsibilities
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Payroll Management & Leadership: Lead full payroll cycle operations for accuracy, compliance, and confidentiality. Align payroll strategy with company goals and drive process improvements and integration with financial systems.
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Timekeeping & Systems Administration: Oversee electronic timekeeping system configuration and maintenance. Monitor timecard submissions and approvals, ensure smooth data transfer to payroll systems, manage overtime and compliance with FLSA, and perform audits to resolve discrepancies.
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Cross?Functional Collaboration: Partner with HR, Finance, and Operations to integrate payroll with compensation planning, incentive programs, and talent initiatives. Reconcile payroll-related general ledger accounts and support monthly/quarterly close processes.
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Employee Support & Communication: Serve as primary contact for payroll inquiries (pay discrepancies, PTO balances, W?2s, direct deposit, tax withholdings). Communicate payroll policies and deadlines clearly to managers and staff.
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Reporting, Compliance & Auditing: Produce routine and ad hoc payroll reports for leadership and auditors. Monitor labor costs and payroll trends, maintain audit?ready records, and support internal and external audits.
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Technology & Special Projects: Manage enrollments/terminations with third?party pay platforms (e.g., Daily Pay). Lead payroll system upgrades and implementations, including testing and rollout support. Stay current on payroll law changes and best practices.
Knowledge, Skills & Abilities
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Adaptable to changing environments and capable of managing multiple priorities.
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Proven leadership, mentoring, and decision?making skills.
Education & Experience -
Bachelor’s degree in a related field (preferred).
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Minimum 10 years of full?cycle payroll administration experience, including high?volume, multi?state payroll.
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Experience with integrated payroll/timekeeping systems required; Dayforce experience strongly preferred.
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Proficient with Microsoft Office (Excel, Outlook, Word, PowerPoint).
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Strong analytical and problem?solving abilities; data?driven approach to process improvement.
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Excellent written and verbal communication; ability to simplify complex topics and influence cross?functional partners.
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Highly organized with strong time?management skills.
Work Environment
Work primarily in a corporate office environment with regular collaboration across teams and occasional client?site interaction. Position will be fully in-office.
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.