Administrative Assistant NUMÉRO DE POSTE: 461201
About the Opportunity
Administrative & Office Support
- Perform general administrative tasks, including data entry, filing, document management, and scheduling.
- Maintain and update customer records, service tickets, and job orders in the company CRM.
- Prepare quotes, proposals, invoices, and other documentation as needed.
- Assist with coordination between technicians, customers, and management for smooth job scheduling and communication.
Communication & Correspondence
- Manage incoming and outgoing emails, phone calls, and other forms of correspondence.
- Communicate professionally with customers, vendors, and internal team members.
- Follow up on outstanding quotes, invoices, and service requests.
- Maintain confidentiality and ensure timely and accurate information flow.
Vendor & Client Relations
- Coordinate with vendors for material orders, pricing, and delivery confirmations.
- Track inventory levels and assist with purchase order creation and management.
Content Creation & Marketing Support
- Create and edit content for company newsletters, social media posts, and website updates.
- Assist with marketing campaigns, promotions, and community engagement initiatives.
- Collaborate with management to maintain consistent company branding and messaging.
Additional Duties
- Provide administrative support for internal projects and initiatives as required.
- Support company events, meetings, and training sessions by preparing materials and logistics.
- Continuously identify opportunities to improve administrative processes and efficiency.
About You:
- Education: High school diploma required; Associate’s or Bachelor’s degree preferred.
- Experience: 2 years of administrative or office support experience (HVAC, construction, or service industry experience preferred).
Technical Skills:
- Proficiency with Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, Teams) and/or Google Workspace.
- Experience using CRM systems (ServiceTitan, Jobber, or similar preferred).
- Basic understanding of social media platforms and content creation tools (Canva, Meta Business Suite, etc.).
Soft Skills:
- Excellent written and verbal communication skills.
- Strong organizational skills with attention to detail.
- Ability to multitask and prioritize in a fast-paced environment.
- Professional demeanor with a customer-service mindset.
Pay Range:
$45,000 - $48,000 per year
How to Apply
Click the “Apply Now” button and follow the instructions to submit your resume. Please know that we only accept documents in MS Word or Rich Text formats. When referencing this job, quote #461201
You must currently reside within the Greater Toronto Area and be permitted to work in Canada to be considered for this opportunity. A recruiter will be in touch with you if your profile meets our client’s requirements for this role.
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.