Account Service Manager NUMÉRO DE POSTE: 461226
Account Services Manager (Contract)
Location: El Segundo, CA (Hybrid: 2–3 days onsite per week)
Employment Type: 6-Month Contract (Coverage for Maternity Leave)
Pay: $35/hr
Overview
A growing cosmetics and skincare brand is seeking an experienced Account Services Manager to support its Sales and Operations teams during a maternity leave coverage. This individual will manage wholesale order processing, invoicing, chargebacks, and product allocations while collaborating closely with internal teams and a 3PL partner. The ideal candidate has hands-on experience with NetSuite, strong Excel skills, and a background in beauty, skincare, or CPG.
Key Responsibilities
- Oversee full order management process for wholesale accounts, ensuring timely and accurate processing through NetSuite.
- Handle both manual and EDI order entry, allocation, routing, invoicing, and chargeback resolution.
- Serve as the main liaison between the internal Sales/Finance teams and 3PL warehouse to ensure smooth order fulfillment and month-end close.
- Manage and process gratis orders (PR, influencer, marketing, and sampling) a major component of the role.
- Consolidate data from NetSuite to generate weekly and monthly reports for leadership.
- Monitor inventory levels and proactively communicate stock shortages or fulfillment concerns.
- Work closely with Finance to issue credit memos, reconcile discrepancies, and manage chargeback disputes.
- Support return-to-vendor (RTV) transactions and reverse logistics processes.
- Partner with team members to ensure smooth departmental operations during coverage period.
Qualifications
- Bachelor’s degree in Business, Finance, or related field (required).
- 2–3 years of experience in EDI order processing, invoicing, and warehouse/3PL coordination.
- NetSuite/EDI expertise required.
- Proficient in Microsoft Excel (pivot tables, VLOOKUPs, filtered lists, IF, SUMIF, subtotals).
- Prior experience in beauty, skincare, or retail/CPG industries strongly preferred.
- Familiarity with major retailers and chargeback portals a plus.
- Strong organizational skills and attention to detail, with the ability to troubleshoot EDI or order discrepancies.
- Reliable, proactive, and collaborative team player who can adapt quickly in a fast-paced environment.
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.