Office Administrator NUMÉRO DE POSTE: 461574
Role: Office Administrator
Salary: $75,000 - $90,000/annually Benefits
Location: Manhattan, NY (*5 days a week onsite - Midtown*)
****This role is a combination of office and events management
Job Description:
Local Office Management & Administration
You will be responsible for the day-to-day excellence of the office environment and administrative functions:
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Office Operations: Provide comprehensive administrative support, including drafting communications (memos, emails), printing, scanning, file management, and handling departmental mail.
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Front Desk & Visitor Experience: Act as the first point of contact for all internal and external visitors. Manage office access, greet visitors, assist with setup, and coordinate on-site logistics, including arranging meeting rooms, refreshments, and lunch benefits.
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Workspace Maintenance: Maintain a clean, safe, and efficient working environment. Proactively order and stock office supplies, including pantry snacks, fresh produce, and cleaning materials. Ensure all office equipment is functioning properly and liaise with Vendors/Commercial Management to resolve any issues.
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Communication Hub: Manage the local office phone line and efficiently direct calls to the appropriate parties.
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Problem-Solving: Take initiative to identify and resolve problems or inefficiencies as they arise to ensure the smooth operation of the office.
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Financial & Reporting: Manage the Head of Office's social budget, ensuring it is accurate and current. Process expenses and handle timely reporting via Concur, ensuring full compliance with corporate policy.
Team & Leadership Support
You will provide direct support to the Head of Office and assist with team development:
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Head of Office Support: Provide dedicated administrative support to the Head of Office, including arranging monthly office meetings, scheduling social activities, and handling ad hoc requests.
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Onboarding: Facilitate a smooth welcome for new office members by conducting safety tours, creating building access badges, arranging initial lunch access, and ensuring their workspace needs are met.
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Team Engagement: Plan, arrange, and execute social events for office members in partnership with the Head of Office.
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Ad Hoc Projects: Manage various projects as requested by the team, which may include circulating the local Office Weekly Newsletter, coordinating miscellaneous events for various committees, and providing holiday coverage for other offices when needed.
Regional Administration & Event Coordination
You will extend your support to the broader region, focusing on key administrative and event-related tasks:
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Regional Financial Support: Maintain the Head of Office Regional budget and ensure accurate budget tracking and records for regional activities.
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Meeting Management: Schedule and resolve logistics for all regional meetings, including taking accurate minutes and tracking actions during regional calls upon request.
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Event Planning: Provide comprehensive support for regional activities, including venue research, quote acquisition, booking event spaces, full logistics management, vendor liaison, managing invitations/calendar holds, following up on RSVPs, and providing in-person event support where necessary.
General Commercial Management Support
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Participate in cross-team and intra-team projects as required.
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Assist other members of the Commercial Management team with overflow tasks when requested.
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Undertake any other reasonable duties or ad hoc reports that may be assigned.
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
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En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
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Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.