Senior Accounts Payable Specialist NUMÉRO DE POSTE: 462179
Senior Accounts Payable Specialist
Overview:
We’re seeking an experienced Accounts Payable professional to support a fast-paced accounting function with a strong focus on accuracy, problem-solving, and process ownership. This role manages complex invoice workflows, supports payment operations, assists with system tools (including expense reporting platforms), and partners closely with internal teams and vendors to keep AP processes running smoothly. The ideal candidate enjoys digging into discrepancies, improving workflow efficiencies, and stepping in wherever needed to support the AP team.
Key Responsibilities:
• Manage high-volume invoice processing, including both 3-way and 2-way match, and handle more complex invoice types when needed.
• Partner with cross-functional teams to resolve pricing, receiving, and PO-related issues.
• Assist with weekly payment cycles and help troubleshoot integration or payment failures.
• Review GR/IR and aging reports, address outstanding items, and help maintain accurate AP reporting.
• Reconcile vendor statements and follow up on open balances or missing documentation.
• Support vendor updates, including changes to payment or banking information.
• Participate in system enhancements, upgrades, and testing activities for AP- or expense-related platforms.
• Review and audit employee expense submissions for compliance; follow up with employees on outstanding or unsubmitted items.
• Provide support for expense reporting tools (such as Concur), including credit card reconciliation questions.
• Maintain and update internal process documentation and assist with onboarding for new team members.
• Prepare documentation for internal and external audits.
• Generate Excel-based reports and assist with ad hoc analysis as requested.
• Contribute to year-end tasks, including 1099 review and preparation.
• Serve as a backup for AP processing during high-volume periods or team absences.
Qualifications:
• Associate’s degree in Accounting, Finance, or related field—or equivalent practical experience.
• 5 years of hands-on Accounts Payable experience.
• Strong command of AP workflows, invoice processing, and exception handling.
• Experience with ERP systems (SAP ideal or similar).
• Working knowledge of expense reporting platforms, ideally Concur.
• Proficiency in Microsoft Excel (intermediate to advanced).
• Strong attention to detail, organization, and accuracy.
• Ability to work independently while managing shifting priorities.
• Clear and professional communication skills when working with both internal teams and external vendors.
• Problem-solving mindset with a focus on continuous improvement.
• Customer service–oriented approach.
Determining compensation for this role (and others) at Vaco/Highspring depends upon a wide array of factors including but not limited to the individual’s skill sets, experience and training, licensure and certifications, office location and other geographic considerations, as well as other business and organizational needs. With that said, as required by local law in geographies that require salary range disclosure, Vaco/Highspring notes the salary range for the role is noted in this job posting. The individual may also be eligible for discretionary bonuses, and can participate in medical, dental, and vision benefits as well as the company’s 401(k) retirement plan.
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.