Sr. Project Coordinator NUMÉRO DE POSTE: 462629
Temporary Senior Project Coordinator (3–4 Months) Oniste
This role supports a busy real estate development team during a maternity leave coverage period. The focus is on keeping projects organized and moving by handling administrative, financial, and documentation needs tied to entitlement, permitting, and construction activities. The position is ideal for someone who can keep track of many moving parts, manage deadlines, and support both internal teams and outside partners.
Key Responsibilities
Project Coordination
• Help manage project timelines, deliverables, and document flow from early planning through construction.
• Work closely with internal teams, consultants, contractors, and city agencies to keep approvals on track.
• Route agreements, applications, easements, and other documents for signature and maintain clear records of completion.
• Keep tracking tools updated so project teams always know the status of outstanding items.
Entitlements and Permitting
• Maintain and track entitlement and permit applications, making sure submissions are accurate and complete.
• Monitor deadlines, requirements, and agency requests; flag anything that may affect timing.
• Prepare and distribute documents needed for agency coordination and signatures.
• Assist in assembling supporting materials for submittals.
Construction Support
• Update schedules, budgets, and progress logs throughout each phase of construction.
• Partner with development and construction teams to support daily needs and coordination.
• Collect signatures for construction agreements, lien releases, and compliance documents.
• Support project closeout and preparation of final documentation packages.
Contract Administration
• Draft consultant, designer, and contractor agreements using established templates.
• Coordinate revisions with vendors and update documents based on negotiated terms.
• Maintain organized contract files and track execution status.
• Ensure all contract records are audit ready.
Financial Administration
• Process budgets, check requests, and revisions as needed.
• Review and route invoices through internal systems.
• Coordinate with accounting and lenders on general contractor pay app submissions and required documentation.
• Confirm that all financial approvals and supporting materials are complete.
Documentation and Reporting
• Prepare meeting agendas, notes, and routine project updates.
• Keep files, logs, and correspondence organized and easy to access.
• Maintain tracking systems for all signed documents.
• Support team-wide process and workflow improvements when needed.
What You Bring
• At least 3 years of experience in construction coordination, project administration, or real estate development support.
• Familiarity with contract preparation and basic accounting processes.
• Strong skills in tools like MS Project or Smartsheet, plus solid Microsoft Office experience.
• Clear communicator with strong organizational habits and follow-through.
• Experience supporting commercial or industrial development projects is helpful.
• Ability to understand construction drawings and site plans.
Determining compensation for this role (and others) at Vaco/Highspring depends upon a wide array of factors including but not limited to the individual’s skill sets, experience and training, licensure and certifications, office location and other geographic considerations, as well as other business and organizational needs. With that said, as required by local law in geographies that require salary range disclosure, Vaco/Highspring notes the salary range for the role is noted in this job posting. The individual may also be eligible for discretionary bonuses, and can participate in medical, dental, and vision benefits as well as the company’s 401(k) retirement plan.
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.