Temporary Project Coordinator (Construction) NUMÉRO DE POSTE: 462772
Onsite | Irvine, CA
Duration: 3–4 months
Start Date: ASAP (to allow for training)
We are seeking a Senior Project Coordinator (Temporary) to support the real estate development team throughout all phases of industrial development projects, including entitlements, permitting, and construction. This role provides critical administrative, financial, and project coordination support. The ideal candidate is detail-oriented, highly organized, and comfortable managing documentation, budgets, invoices, contract workflows, and municipal requirements.
Project Coordination
- Assist with managing timelines, deliverables, and documentation for entitlement, permitting, and construction phases.
- Coordinate with internal teams, consultants, contractors, and municipal agencies to ensure compliance and timely approvals.
- Obtain and route signatures for agreements, easements, applications, and other project documents.
- Maintain tracking systems for signed documents, approvals, and project milestones.
- Track and maintain entitlement and permit applications for accuracy and completeness.
- Monitor regulatory requirements and deadlines, escalating potential issues proactively.
- Prepare and circulate signature-required documents for municipal and agency submittals.
- Compile supporting materials for approvals and related filings.
- Maintain project schedules, budgets, and progress reports.
- Partner with development managers and construction teams for seamless project execution.
- Coordinate signatures for construction agreements, lien waivers, and compliance documentation.
- Support preparation of project close-out packages and compliance certifications.
- Prepare contracts for consultants, designers, and general contractors using company templates.
- Coordinate vendor negotiations and update contract terms to reflect changes.
- Ensure all executed contracts are documented and audit-ready.
- Track contract status, revisions, and approval logs.
- Process check requests and update project budgets.
- Review and process invoices through the internal portal.
- Partner with accounting and external lenders to manage GC pay applications.
- Verify proper documentation and signatures for financial and lender compliance.
- Prepare meeting agendas, minutes, and regular status updates.
- Organize project files, contracts, and correspondence for accessibility and audit requirements.
- Maintain logs of signed documents and ensure accurate filing.
- Assist with workload distribution and process improvement initiatives.
- 3 years of experience in construction administration/coordination or real estate development.
- Experience with contract preparation and accounting processes.
- Proficiency in project management tools (MS Project, Smartsheet) and Microsoft Office Suite.
- Strong communication, organization, and problem-solving abilities.
- Experience with industrial or commercial development projects.
- Ability to read and interpret construction documents and site plans.
Determining compensation for this role (and others) at Vaco/Highspring depends upon a wide array of factors including but not limited to the individual’s skill sets, experience and training, licensure and certifications, office location and other geographic considerations, as well as other business and organizational needs. With that said, as required by local law in geographies that require salary range disclosure, Vaco/Highspring notes the salary range for the role is noted in this job posting. The individual may also be eligible for discretionary bonuses, and can participate in medical, dental, and vision benefits as well as the company’s 401(k) retirement plan.
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.