Senior Paralegal NUMÉRO DE POSTE: 463443
The Senior Paralegal provides advanced legal and administrative support to the Head of Legal, COO, and external legal counsel. This role supports legal operations across multiple business units in the U.S. and U.S. Virgin Islands.
The Senior Paralegal handles litigation, contracts, corporate governance, regulatory compliance, and risk management. This position requires attorney supervision and frequent collaboration with business leaders.
Primary Responsibilities
Litigation Support
- Manage legal process service and coordinate cases from start to finish
- Maintain case files in both electronic and physical formats
- Coordinate discovery (document preservation, collection, review, and production)
- Work with outside counsel, expert witnesses, and internal teams
- Track all litigation deadlines to ensure timely compliance
- Prepare litigation status reports for leadership
- Draft, review, and revise contracts (vendor agreements, provider agreements, NDAs, service agreements) under attorney supervision
- Assist with vendor and partner evaluations
- Maintain centralized contract filing system
- Track contract renewals, expirations, and compliance requirements
- Prepare contract status reports for leadership
Corporate Governance & Regulatory Compliance
- Handle entity maintenance, annual reports, license renewals, and regulatory filings across multiple jurisdictions
- Serve as Notary Public (must obtain commission within 60 days if not currently active)
- Monitor legislation, regulatory updates, and compliance requirements
- Create and maintain organizational charts and process maps
- Conduct legal research to support documents, opinion letters, and compliance projects
- Research licensing requirements for business expansions
- Support compliance, audit, and risk management projects
- Perform additional legal and operational tasks as assigned
Education
- Bachelor's Degree and/or Paralegal Certificate from an ABA-approved program (preferred)
- Advanced Paralegal Certification (ACP) or Certified Paralegal (CP) preferred
- Active Notary Public Commission or ability to obtain within 60 days
- Professional association membership (NALA, NFPA) encouraged
- Required: 5–7 years in litigation and transactional paralegal work
- Preferred: Additional 3–5 years in corporate governance, healthcare, insurance, or multi-entity legal work
- Preferred: Executive support experience and multi-jurisdiction work (state, federal, USVI)
- Strong knowledge of contract law, litigation procedures, and healthcare/insurance regulations
- Advanced legal research, writing, and document management
- Ability to handle changing deadlines and high-volume workloads
- Self-motivated with strong initiative and follow-through
- Excellent organizational and communication skills
- High attention to detail with strong analytical abilities
- Ability to manage multiple complex projects simultaneously
Required:
- Legal research platforms (e.g., Westlaw)
- Electronic filing with state, federal, and administrative bodies
- HIPAA, HITECH, and cybersecurity protocols
- Microsoft Office 365, including Excel (formulas, PivotTables, VLOOKUP, data analysis)
- Adobe Acrobat (editing, redacting, combining documents, e-signatures)
- AI tools (e.g., Copilot) with understanding of risks and limitations
- Organizational chart and workflow mapping tools (e.g., Lucidchart)
- Project management platforms (e.g., Microsoft Project)
- Business intelligence tools (Power BI, Tableau)
- Contract lifecycle management or legal matter management systems
- Occasional travel required for litigation, audits, depositions, or corporate meetings (including USVI)
- Extended hours may be needed during pressing deadlines, litigation events, or regulatory filings
- Must maintain reasonable responsiveness to urgent legal matters
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.