Accounts Payable Specialist NUMÉRO DE POSTE: 464020
Vaco has partnered with a client in downtown Indianapolis to hire a Sr. Accounts Payable Specialist. This position is fully onsite.
The role supports development-focused accounting operations by managing accounts payable and cash activity for multiple project entities. You will work closely with internal teams and external vendors to ensure accurate, timely processing of invoices and payments in a fast-paced, collaborative environment.
This position is part of a three-person accounting team and is critical to maintaining smooth vendor relationships and keeping development projects financially on track.
Key Responsibilities
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Monitor and manage the Accounts Payable inbox
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Process and review vendor invoices, check requests, and refunds for accuracy
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Research and resolve invoice discrepancies prior to payment
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Schedule and process check runs; prepare, review, and distribute checks
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Initiate wire and ACH payments to vendors and lenders as needed
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Maintain accurate cash balances by entity and reconcile activity using internal tracking tools
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Coordinate funding requests for projects in partnership with accounting leadership
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Process and track corporate credit card transactions and obtain missing documentation
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Assist with 1099 processing and documentation
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Respond to phone, email, and in-person inquiries related to accounts payable
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Review vendor statements and resolve discrepancies or credit balances
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Ensure critical bills (credit cards, payroll, fees) are paid on time
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Provide backup support to the accounting team, including making bank deposits when needed
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Organize and maintain invoice files and reporting documentation
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Assist with daily and weekly accounting reports
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Support special projects and additional duties as assigned
Qualifications
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3 years of Accounts Payable experience (development or job-cost experience preferred)
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Associate degree in Accounting or Finance preferred (not required)
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Strong proficiency with Microsoft Office, especially Excel
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Experience with accounting software required
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Highly organized with strong attention to detail
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Strong communication and vendor interaction skills
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Ability to multitask, prioritize, and adapt to changing daily needs
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Analytical mindset with experience researching and resolving invoice issues
Work Environment & Culture
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Collaborative, team-oriented environment
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Emphasis on accountability, integrity, and professionalism
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Recognition for performance and contributions
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Opportunities for learning and professional development
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Seasonal schedule perks during summer months
Benefits
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Medical, dental, and vision insurance
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Employee Assistance Program
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Virtual healthcare access
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401(k) with employer match
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Employer-paid life insurance
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Paid time off, holidays, and special observance days
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Paid parental leave
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Rental discounts and industry memberships
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Company events and volunteer opportunities
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Paid training and certification programs
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Referral and performance bonus opportunities
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.