Operations Manager (Fully Remote) NUMÉRO DE POSTE: 7563705003
Overview
You will be responsible for day to day operations of the project which includes, but is not limited to, people leadership, new processes implementation, performance management, SLA development, training, critical issue resolution, ongoing workforce planning, business reviews and day-to-day vendor relationship management.
Responsibilities
- Workflow and process management - Develop and consistently meet and report on SLAs. Create SOPs and documentation as needed and ensure they’re updated regularly. Continually optimize workflows for both client and team members. Review team member data, develop QA frameworks and report on team performance and metrics via MBRs/QBRs. Develop and manage project trackers, timelines, and lead cross functional groups to deliver on project objectives.
- Process Improvement - Review vendor data, identify workflow process improvement opportunities and drive improvement of vendor performance and SLA compliance.
- Project Management - Manage cross-functional projects and teams by working with business stakeholders across the organization as well as manage multiple projects with competing priorities simultaneously. Develop/manage project trackers, timelines, and lead cross functional groups to deliver on project objectives. Synthesize feedback and communicate progress regularly to stakeholders
- Stakeholder management - Work with a global team of stakeholders to ensure client needs are being met. Synthesize feedback and communicate progress regularly to stakeholders. Intake new workflow requests from stakeholders and collaborate to implement them.
- Team management - Create a clear and organized structure for a global team. Hold regular 1:1s with team members. Develop and implement feedback channels for team members and conduct performance reviews and improvement plans. Ensure the team is adequately staffed at all times, conduct interviews, make hiring decisions and work with recruiters to manage the hiring process. Develop, execute and oversee training programs. Identify, document and mitigate HR issues. Review timesheets and expense reports.
Requirements
- BA/BS degree
- 3 years of people and program management experience with a track record of increasing responsibility
- Exceptional leadership, management, communication and collaboration skills
- Experience in vendor management processes including managing multiple vendors in multi-year contracts and execution of outsourcing projects
- Excellent verbal & written communication skills; ability to effectively communicate with and influence multiple partners and stakeholders
- Outstanding problem-solving, critical thinking and analytical skills and experience in applying project management techniques
- Experience streamlining complex processes and implementing workflows designed to increase efficiency
- Ability to work independently and drive projects to completion with minimal guidance
- Very strong organizational skills with a high attention to detail
- Demonstrated ability to create, analyze and report metrics, including knowledge of intermediate Excel/Google Sheets functions (e.g. vlookups, pivot tables)
- Ability to deal with multiple conflicting priorities and stakeholder issues and driving towards pragmatic decisions/actions
- Experience creating and presenting business reviews
- Prior experience of having supporting Global clients in a fast changing product environment
Preferred Qualifications
- Excellent problem-solving, critical thinking and analytical skills and experience in applying project management tools
- Proven experience in risk and change management
- Lean/Six Sigma Green/Black Belt with an experience of having a minimum of 2- 3 projects
- Experience in managing Team Leads (or equivalent) and remote team members
- Experience managing creative teams
- Tech savvy and proficient with Google products
- Experience in risk and change management
Work Environment & Schedule
- 40 hours per week.
- Remote work environment.
- Must be available to work one of the two shifts below:
- Thursday - Monday shift from 1pm to 10pm PST (with an hour break)
- Saturday - Wednesday shift from 5am to 2pm PST (with an hour break)
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.