AutoTask SME NUMÉRO DE POSTE: 464789
100% remote in US only
6 month contract
No 3rd parties
Sponsorship not available
We are seeking an experienced Autotask PSA SME to assess, remediate, and optimize a troubled/botched Autotask PSA implementation. This person will quickly diagnose what’s broken, stabilize core workflows, and rebuild or correct configuration across contracts, contacts/account structure, reporting/dashboards, and integrations via API. You’ll work closely with operations, service delivery, and leadership to restore confidence in the platform and create a sustainable operating model moving forward.
Key Responsibilities
Implementation Triage & Stabilization
-
Perform a rapid assessment of current Autotask configuration, workflows, permissions, data model, and process alignment.
-
Identify root causes of implementation issues (process gaps, misconfiguration, data quality, workflow design, integration failures).
-
Build and execute a remediation plan with clear priorities, milestones, and measurable outcomes.
Autotask Configuration & Process Improvement
-
Rebuild or optimize core modules and workflows including (as applicable): ticketing, service calls, projects, time entry, billing, and approvals.
-
Define and implement best-practice standards for naming conventions, categorization, queue structures, and required fields.
-
Improve usability for technicians and operations teams (templates, automation, notifications, forms, workflow rules).
Contracts (High Priority)
-
Fix and standardize contract setup: recurring services, block hours, retainer, per-ticket, per-device/user, etc.
-
Ensure correct billing rules, exclusions, proration, effective dates, and rate tables.
-
Align contract configuration to operational reality and financial requirements.
Contacts / Companies / Data Integrity
-
Audit and correct company/contact/account hierarchies, duplication, and missing/incorrect data.
-
Establish rules for account creation, contact management, and data governance.
-
Ensure proper mapping of contacts to tickets, assets/configuration items (if in use), and billing.
Reporting & Dashboards
-
Build and validate operational and executive reporting (service performance, ticket metrics, SLA, utilization, profitability, contract performance).
-
Create dashboards and KPI reporting for different audiences (Service Desk, Ops, Finance, Leadership).
-
Resolve reporting inconsistencies caused by category/time entry/contract misconfiguration.
Integrations & API Work
-
Diagnose broken integrations (RMM, accounting, quoting, ticket intake, PSA-to-ERP, etc.).
-
Work with internal devs and/or vendors on Autotask API integration fixes and improvements (authentication, mappings, sync logic, error handling).
-
Document integration flows and establish monitoring/alerting for failures.
Documentation, Training & Change Management
-
Produce clear documentation: configuration decisions, workflows, reporting definitions, integration mapping, and SOPs.
-
Train admins and key users; establish a sustainable support/admin model.
-
Recommend long-term governance and release/change control processes.
Required Qualifications
-
3–7 years hands-on experience with Autotask PSA administration/implementation (deep configuration knowledge).
-
Proven experience recovering or fixing a failing/broken PSA implementation (Autotask strongly preferred).
-
Strong working knowledge of:
-
Contracts/billing configuration
-
Company/contact/account structure and data governance
-
Reporting / dashboards / KPI design
-
Integrations, especially troubleshooting failed syncs and mapping issues
-
-
Experience with APIs and integration concepts (REST, JSON, authentication, mappings, error handling); ability to partner effectively with developers.
-
Ability to translate business processes into practical PSA workflows.
-
Strong stakeholder management: can work with frustrated users, set expectations, and drive decisions.
Preferred Qualifications
-
Experience integrating Autotask with common MSP ecosystem tools (RMM, accounting, quoting, documentation tools, etc.).
-
Experience with data cleanup/migration, deduplication, and historical data normalization.
-
ITIL/Service Desk operational experience (SLA, queues, categorization discipline).
-
Prior MSP/IT services environment experience.
Determining compensation for this role (and others) at Vaco/Highspring depends upon a wide array of factors including but not limited to the individual’s skill sets, experience and training, licensure and certifications, office location and other geographic considerations, as well as other business and organizational needs. With that said, as required by local law in geographies that require salary range disclosure, Vaco/Highspring notes the salary range for the role is noted in this job posting. The individual may also be eligible for discretionary bonuses, and can participate in medical, dental, and vision benefits as well as the company’s 401(k) retirement plan. Additional disclaimer: Unless otherwise noted in the job description, the position Vaco/Highspring is filing for is occupied. Please note, however, that Vaco/Highspring is regularly asked to provide talent to other organizations. By submitting to this position, you are agreeing to be included in our talent pool for future hiring for similarly qualified positions. Submissions to this position are subject to the use of AI to perform preliminary candidate screenings, focused on ensuring minimum job requirements noted in the position are satisfied. Further assessment of candidates beyond this initial phase within Vaco/Highspring will be otherwise assessed by recruiters and hiring managers. Vaco/Highspring does not have knowledge of the tools used by its clients in making final hiring decisions and cannot opine on their use of AI products.
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.