Senior Billing Specialist NUMÉRO DE POSTE: 464862
Vaco has partnered with a client in downtown Indianapolis to fill a Senior Billing Specialist position. This role will support a growing accounting team in a fast-paced legal environment.
Work Location: Downtown Indianapolis; hybrid schedule after first 90 days
Job type: full time
Expected hours: 38-40 hours per week
Physical setting: office
Schedule: Monday to Friday
Experience: 5 years of legal billing and e-billing experience
This role is responsible for ensuring accurate, timely client invoicing while also providing leadership, training, and support to billing staff. The ideal candidate has 5-plus years of experience with legal billing and e-billing and is a self-starter who can adapt quickly, manage complex billing requirements, and thrive amid ongoing change.
This is a direct-hire, hybrid position based in Indianapolis, with a schedule of three days in office and two days remote.
Key Responsibilities
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Generate, review, and process client prebills in accordance with established procedures and timelines.
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Interpret attorney billing instructions and ensure compliance with client guidelines, fee agreements, and firm policies.
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Manage the accurate and timely delivery of invoices, including electronic billing submissions.
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Maintain billing instructions and matter details within the legal management system.
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Troubleshoot and resolve billing discrepancies and complex billing scenarios, including split billing and multi-payor arrangements.
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Serve as a subject-matter resource for attorneys and internal stakeholders.
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Provide training, mentorship, and ongoing support to billing team members.
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Assist with creating documentation, training materials, and process improvements.
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Maintain confidentiality of client and firm financial information.
Qualifications
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Minimum of 5 years of legal billing and e-billing experience.
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Proven ability to lead, train, and mentor others.
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Advanced knowledge of e-billing platforms, LEDES formats, and vendor requirements.
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Strong attention to detail, organization, and problem-solving skills.
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Ability to prioritize work in a high-volume, deadline-driven environment.
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Proficiency with Microsoft Excel, Outlook, and Word.
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Experience with legal management systems; familiarity with LMS and/or Aderant preferred.
What’s Offered
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Competitive senior-level compensation with overtime eligibility.
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Profit-sharing plan and bonus opportunities.
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Hybrid work environment (3 days in office, 2 remote).
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.