HR and Payroll Specialist NUMÉRO DE POSTE: 459671
We are seeking a highly skilled HR and Payroll Specialist with proven experience managing payroll and HR operations across both the United States and Canada. This role is critical to ensuring compliance with federal, state/provincial, and local regulations while supporting a seamless employee experience across borders.
About the Opportunity
Payroll Administration
- Process biweekly/monthly payroll for U.S. and Canadian employees, ensuring accuracy and timeliness
- Maintain compliance with IRS, CRA, state/provincial, and local tax regulations
- Prepare and file statutory documents including W-2s, T4s, ROEs, and other year-end reports
- Reconcile payroll accounts and coordinate with Finance for audits and reporting
- Manage benefits deductions, garnishments, and cross-border compensation structures
- Support onboarding/offboarding processes for U.S. and Canadian employees
- Maintain employee records in HRIS systems and ensure data accuracy across jurisdictions
- Advise on employment standards, labor laws, and workplace policies in both countries
- Coordinate benefits enrollment, leave management, and employee relations issues
- Assist with cross-border transfers, remote work arrangements, and immigration support
- Stay current on employment law changes in both countries and update policies accordingly
- Generate reports on headcount, turnover, compensation, and other HR metrics
- Ensure data privacy compliance under PIPEDA, HIPAA, and other applicable regulations
About You
Qualifications
- Bachelor’s degree in Human Resources, Accounting, or related field
- 3–5 years of HR and payroll experience, with direct exposure to both U.S. and Canadian systems
- Strong knowledge of ADP, Ceridian Dayforce, Workday, or similar platforms
- Familiarity with U.S. FLSA, ACA, and Canadian ESA, CPP, EI frameworks
- Excellent organizational, analytical, and communication skills
- Experience with cross-border employment and remote workforce management
- Bilingual in English and French (an asset)
- Certification such as PCP, CPM, or CPP (U.S.) preferred
- Competitive compensation and benefits
- Opportunities for cross-border career development
- Inclusive and collaborative work culture
How to Apply
Click the “Apply Now” button and follow the instructions to submit your resume. Please know that we only accept documents in MS Word or Rich Text formats. When referencing this job, quote # 459671.
You must currently reside within the Greater Toronto Area and be permitted to work in Canada to be considered for this opportunity. A recruiter will be in touch with you if your profile meets our client’s requirements for this role.
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.