Internal Services Associate NUMÉRO DE POSTE: 466162
Commis aux services internes – Temps plein
Montréal | Poste permanent | Mode présentiel / hybride selon les besoins
Notre firme de recrutement collabore avec un cabinet juridique bien établi et en pleine croissance, reconnu pour son environnement humain, structuré et collaboratif. Afin de soutenir ses opérations internes, notre client est à la recherche d’un·e commis aux services internes pour son bureau de Montréal.
Ce rôle est idéal pour une personne polyvalente, proactive et orientée service, qui souhaite évoluer dans un milieu professionnel dynamique où le bien-être des employés est une priorité.
Votre rôle
Relevant de la haute direction des ressources humaines, vous contribuerez au bon fonctionnement quotidien des services internes et à l’expérience des employés. Vous veillerez à ce que les espaces de travail, de réunion et de restauration soient accueillants, fonctionnels et bien approvisionnés.
Principales responsabilités
- Maintenir une apparence professionnelle et accueillante des aires communes (réception, salons, espaces partagés)
- S’assurer du bon fonctionnement de l’équipement de bureau, incluant les machines à café
- Préparer les salles de réunion et de conférence avant et après les rencontres
- Gérer l’approvisionnement et l’inventaire des fournitures de bureau partagées
- Veiller à la propreté et à l’approvisionnement des cuisines, bistros et salles de bain
- Effectuer les commandes de collations, breuvages, repas et paniers de fruits
- Faire des tournées régulières des étages afin d’identifier et régler rapidement tout problème
- Gérer les déchets, le recyclage et le lave-vaisselle au besoin
- Signaler les enjeux d’entretien, de plomberie ou de stocks insuffisants aux parties concernées
- Appuyer les livraisons internes et la distribution du courrier
- Assurer le remplacement à la réception lors des pauses ou absences
- Effectuer toute autre tâche connexe selon les besoins de l’équipe
Profil recherché
- Diplôme d’études collégiales ou équivalent
- Minimum d’un an d’expérience pertinente en services internes ou en réception
- Excellent sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs priorités
- Débrouillardise, autonomie et esprit d’initiative
- Capacité à travailler sous pression dans un environnement dynamique
- Excellentes habiletés relationnelles et fort sens du service à la clientèle
Ce que notre client offre
- Une équipe chaleureuse et collaborative
- Un environnement de travail inclusif et stimulant
- Des bureaux modernes, lumineux et spacieux
- Un programme complet d’assurances collectives
- Des journées personnelles annuelles pour favoriser l’équilibre travail-vie personnelle
- Un programme d’aide aux employés et l’accès à la télémédecine
- Des opportunités de développement professionnel à long terme
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Internal Services Clerk – Full-Time
Montreal | Permanent Position | On-site / hybrid as required
Our recruitment firm is partnering with a well-established and growing law firm known for its collaborative culture and people-first approach. The firm is seeking a Full-Time Internal Services Associate to support daily operations at its Montreal office.
This opportunity is well suited for a hands-on, service-oriented professional who enjoys variety, teamwork, and contributing to a well-organized workplace.
The role
Reporting to senior Human Resources leadership, you will play an essential role in ensuring the smooth operation of internal and employee services. Your work will directly support the comfort, efficiency, and day-to-day experience of the firm’s professionals and staff.
Key responsibilities
- Ensure common areas are welcoming, organized, and professionally maintained
- Verify that office equipment, including coffee machines, is operational and ready for use
- Prepare meeting and conference rooms before and after scheduled events
- Maintain inventory and stock shared office supplies in common areas
- Ensure kitchens, bistro areas, and restrooms are clean, organized, and well stocked
- Place orders for snacks, beverages, lunches, and fruit baskets
- Conduct regular walkthroughs of all floors to identify and resolve issues promptly
- Monitor trash and recycling in common areas and manage dishwasher duties as needed
- Report facility, maintenance, or supply issues to the appropriate contacts
- Assist with internal deliveries, packages, and mail distribution
- Provide reception coverage during breaks, vacations, or as required
- Perform additional related tasks as assigned
What we’re looking for
- College diploma or equivalent
- Minimum of one year of relevant experience in internal services or reception
- Strong organizational and time-management skills
- Resourceful, proactive, and solution-oriented
- Ability to perform well under pressure
- Excellent interpersonal skills and a strong customer-service mindset
What’s offered
- Friendly, supportive colleagues
- An inclusive and dynamic work environment
- Bright, modern office space
- Comprehensive group health benefits
- Annual personal days to support work-life balance
- Employee assistance program and telemedicine access
- Opportunities for growth within a stable and respected organization
Determining compensation for this role (and others) at Vaco/Highspring depends upon a wide array of factors including but not limited to the individual’s skill sets, experience and training, licensure and certifications, office location and other geographic considerations, as well as other business and organizational needs. With that said, as required by local law in geographies that require salary range disclosure, Vaco/Highspring notes the salary range for the role is noted in this job posting. The individual may also be eligible for discretionary bonuses, and can participate in medical, dental, and vision benefits as well as the company’s 401(k) retirement plan. Additional disclaimer: Unless otherwise noted in the job description, the position Vaco/Highspring is filing for is occupied. Please note, however, that Vaco/Highspring is regularly asked to provide talent to other organizations. By submitting to this position, you are agreeing to be included in our talent pool for future hiring for similarly qualified positions. Submissions to this position are subject to the use of AI to perform preliminary candidate screenings, focused on ensuring minimum job requirements noted in the position are satisfied. Further assessment of candidates beyond this initial phase within Vaco/Highspring will be otherwise assessed by recruiters and hiring managers. Vaco/Highspring does not have knowledge of the tools used by its clients in making final hiring decisions and cannot opine on their use of AI products.
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.