Recruiting Admin NUMÉRO DE POSTE: 467311
Talent Acquisition Admin
Location: West Los Angeles, CA
Schedule: Hybrid- 4 days a week onsite
Assignment Length: 3–6 Months (Potential Conversion)
Pay Rate: $25-$27/hr
Our team is partnering with a well-established Entertainment organization to identify a highly organized and intuitive Departmental Assistant – Talent Acquisition to support a fast-paced recruiting and Executive Assistant. This role will provide administrative and operational support to three senior leaders within Talent Acquisition, including Early Careers, Recruiting, and Recruiting Operations.
This is an excellent opportunity for someone early in their career who comes from a recruiting or TA operations background, thrives in heavy scheduling environments, and takes initiative without needing repeated direction.
Responsibilities
- Support three senior-level Talent Acquisition executives across multiple time zones
- Manage high-volume scheduling, complex calendar coordination, interviews, and meetings using Microsoft Outlook
- Serve as a dependable point of contact for internal partners, candidates, and external stakeholders
- Maintain project trackers, recruiting grids, and workflow documentation to support recruiting operations
- Assist with tracking recruiting metrics such as time-to-fill, pipeline activity, and source effectiveness
- Prepare reports and support data accuracy for recruiting leadership
- Support onboarding logistics, background checks, and hiring workflows across the recruiting function
- Help document, improve, and scale recruiting processes and assist with new tool implementation
- Identify and implement process improvements to increase efficiency and organization
- Provide support on key initiatives, project-based work, and ad hoc requests as needed
Must-Have Qualifications
- 2 years of experience as an Administrative Assistant, EA, Recruiting Coordinator, or similar recruiting support role
- Heavy scheduling and calendar management experience (Microsoft Outlook strongly preferred)
- Strong ATS/HRIS experience, including job postings, background checks, onboarding, and temp-to-hire conversions
- Experience working in recruiting operations, HR operations, or talent acquisition environments
- Excellent communication skills with strong follow-through and attention to detail
- Highly intuitive, proactive, and process-oriented with the ability to anticipate needs
- Ability to multitask, prioritize, and manage heavy workflow in a fast-paced, high-volume environment
- Strong customer service mindset
- Comfortable interfacing with senior leaders and cross-functional teams
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.