Administrative Assistant NUMÉRO DE POSTE: 467360
Location: Walbridge, OH
Compensation: $23-$25/hour
This role will provide administrative and clerical support for all departments, including regional offices.
Job Responsbilities:
- Assist in the preparation of all required correspondence, meeting minutes, etc.
- Prepare subcontracts, purchase contracts and change orders.
- Prepare, edit and proofread proposal letters and bid forms.
- Obtain bid and construction bonds for projects.
- Assist Projects Managers with permit applications and scheduling inspections.
- Create electronic job folders.
- Monitor email folder and distribute accordingly.
- Prepare manpower lists weekly.
- Maintain Find-It-Fix-It spreadsheet and distribute gifts weekly.
- Enter Safety Audits and prepare monthly reports.
- Distribute Safety Meeting & Safety Summary.
- Receptionist coverage daily and when out of office (part-time Receptionist hours are 9:30 - 2:30).
- Prepare outgoing mail.
- Order and distribute snacks for office and warehouse.
- Maintain credit card expenses through company Visa Clarity software.
- Order lunches for meetings.
- Prepare foreman file boxes.
- Create Panduit labels/wire marker tags for field personnel.
- Schedule functions and meetings, internally and externally.
- Miscellaneous administrative and clerical duties as required.
Skills:
- Strong communication skills
- Identifying problems and providing potential solutions
- Organized, detail-oriented and able to work independently
- Able to pivot with unexpected changes in requirements and deadlines while
- accommodating customer needs and maintaining processes and procedures
- Strong typing and computer skills, especially in O365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook,
- etc.).
- Ability to critically review written communications for proper sentence structure,
- punctuation, and grammar; and offer suggested corrections.
- Utilizing PDF authoring applications such as Adobe Writer, Bluebeam Revu, etc. and web
- conferencing applications such as Teams.
- Time management skills.
- Working knowledge of terminology and documents used in commercial and industrial
- construction industry, preferred.
Education/Experience:
- Three or more years of administrative experience in related industry preferred (construction)
- A minimum of a high school diploma or GED is required. College education in business or construction management is beneficial.
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.