SR Payroll Administrator NUMÉRO DE POSTE: 467579
Location: Jacksonville, FL
Compensation: $30-$40/hour
Assignment Job Duties and Functions
- The Payroll Administrator is responsible for the accurate and timely completion of payroll processing and the preparation of funding and reconciliation as it relates to payroll; maintaining compliance as it relates to all federal and state regulations.
- Advanced working knowledge of Oracle Fusion, including payroll processing, reporting, and system troubleshooting (required)
- Proven experience using ADP, including integration and reconciliation processes (required)
- Extensive experience processing multi-state payroll, including state and local tax compliance, registrations, and regulatory updates (required)
- Strong ability to identify, articulate, and document system enhancements, including process improvements, automation opportunities, and testing requirements(required)
- Ability to partner with HRIM, Finance, and IT teams to support system upgrades, implementations, and enhancements; collaboration with these stakeholders will be from the perspective of subject matter experts on the core handling of the employee payrolling function(required)
- Working knowledge of employee benefits administration, including: (required)
- Benefit eligibility determination, enrollment processes, coverage options, and contribution calculations, with sufficient knowledge to provide cross-functional backup support for the Benefits Administrator
- Open Enrollment support, including system testing, validation, and post-enrollment audits
- Auditing and reconciliation of benefit premium deductions to ensure accuracy between payroll and Centerpoint
- Working knowledge of W/C administration, including(required)
- Program management for FMLA, Short-Term Disability (STD), and Long-Term Disability (LTD) benefits, ensuring accurate leave tracking, wage calculations, and payroll processing
- Oversight and coordination of Workers’ Compensation, including collaboration with employees, HR, Facilities, and third-party administrators to support medical care, wage calculations, and payroll deductions
- Working knowledge of the retirement plan administration, including(required)
- Management of government retirement plans (401(a), 457(b), and 401(k)), including payroll and deduction processing, contribution management, reconciliations, and compliance reporting
- Performs and manages all activities necessary to process payroll, including maintaining records, review of payroll reports for accuracy and will make necessary adjustments through established procedures.
- Responsible for governing all financial, tax, and payroll reports for internal and external purposes, including all filings and payments related to federal and state.3)
- Responsible for overseeing all audits to ensure accurate processing and history tracking for all employee salary and benefit changes, this may include cost center changes, new hire and termination activity (Shared Services).
- Responsible for providing timely and accurate responses to complex payroll related inquiry as it relates to expensive investigation of policy and/or processing.
- Participate in UAT as it relates to upgrades, enhancements, and patches to the HRIM system. Document and record issues in the appropriate incident management and/or testing system. Audit reports to ensure upgrades produce correct data. Revise and update communications, job aids and training materials.
- Responsible for keeping desk manuals containing all processes and procedures up to date as changes occur. Responsible for supporting the Retirement Plan operations and employee inquiries.
- Provide assistance with the employee benefit plans and all associated programs as well as maintaining partnerships with various vendors.
- Advanced accounting and bookkeeping principles
- Federal & State laws regarding employee benefits
- IR | DOL & SSA regs, tax payments and levies
- Strong Word/Excel/Outlook/Powerpoint
- Payroll processing, administration, compliance
- Maintain organized records
- Maintain positive working relationships
- Strong communication skills
- Time management skills, ability to meet deadlines
- Interpersonal skills
- Problem solving skills
- Strong knowledge payroll software
PREFERRED EXPERIENCE and EDUCATION
- Certified Payroll Administration
- Certified Payroll Professional (CPP)
- 5 years of direct payroll experience and/or accounting or related field
- High School Diploma | GED (required)
- Bachelor’s Degree OR 3 years relevant experience, OR a combination of college education and relevant experience equivalent to 3 years
- Business Administration or related field
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
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Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.