Accounts Payable Specialist (Part-Time) NUMÉRO DE POSTE: 468231
Role: Accounts Payable Specialist (Part Time)
REMOTE
Payrate: $27/hr -$30/hr
6 month contract with potential of extension
Hours: 25 hours/week with potential for more
Preferred schedule: 5 hours/day, 5 days/week (could be flexible)
(Examples: 11:00am–4:00pm EST or 10:00am–3:00pm EST) Open to all timezones)
***Similar industry experience in the SaaS/AI tech space is highly preferred
***Any experience with any of the following systems is highly preferred:
The Accounts Payable Specialist is responsible for managing day-to-day AP operations, including invoice processing, vendor communication, receipt compliance, and approval follow-ups. This role partners closely with vendors and internal approvers to ensure timely and accurate expense processing while adhering to internal policies.
Key Responsibilities
Accounts Payable Processing
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Process invoices, employee expense (T&E) charges, and receipts accurately and on time
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Review invoices for accuracy, proper coding, policy compliance, and due dates
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Route invoices for approval and ensure required documentation is attached
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Perform OCR scanning and validation of invoices and receipts
Vendor Management & AP Inbox
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Monitor and manage the AP inbox; respond to vendor inquiries promptly
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Direct vendors to submit invoices and questions through the AP inbox
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Provide Tipalti submission links and assist with vendor onboarding as needed
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Serve as a primary point of contact for vendor AP-related issues
Approvals & Follow-Ups
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Proactively follow up with internal approvers to ensure timely approvals
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Communicate clearly and professionally; escalate delays when necessary
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Track outstanding approvals and maintain visibility on invoice status
Receipts & Expense Compliance
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Follow up with employees regarding missing or itemized receipts
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Review receipts for policy compliance and proper documentation
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Resolve discrepancies related to receipts and expense submissions
Reconciliations & Accounting Support
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Perform prepaid insurance reconciliations, including tracking beginning balances and monthly amortization
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Assist with basic general ledger activities (excluding bank reconciliations)
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Support AP-related month-end close activities as needed
Qualifications & Experience
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2 years of accounts payable or related accounting experience (level flexible)
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Experience with AP systems and OCR invoice processing tools (Tipalti a plus)
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Strong understanding of AP workflows, invoice approvals, and vendor management
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Basic general ledger knowledge
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High attention to detail and strong organizational skills
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Excellent written and verbal communication skills
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Ability to manage follow-ups diplomatically and persistently
Nice to Have
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Experience in a fast-paced or high-volume AP environment
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Familiarity with prepaid expense amortization
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Prior experience supporting audits or month-end close
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.