Office Manager NUMÉRO DE POSTE: 468561
Office Manager
Position Overview
Our manufacturing client is seeking a reliable and proactive Office Manager to serve as the central hub of daily office operations. This role supports accounting, HR, and administrative functions while acting as a key point of contact for customers, vendors, and internal teams. The Office Manager will work closely with leadership and a newly incoming Controller to keep processes running smoothly and efficiently.
Key Responsibilities
Invoicing & Customer Setup
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Process and email customer invoices accurately and on time
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Set up new customers, including account details, credit card or credit terms, and initial charges
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Maintain customer records and ensure data accuracy
Vendor & Administrative Support
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Assist with vendor setup and maintenance, with approval from the Controller
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Support general office administration, including ordering supplies, scheduling, and data entry
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Handle office overflow and ad hoc administrative needs across departments
HR & Insurance Support
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Assist with onboarding new employees and maintaining personnel files
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Support benefits administration and coordination, including health, dental, vision, and life insurance
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Serve as a point of contact for basic HR-related questions and documentation
Office Management & Operations
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Act as the day-to-day operational hub for the office
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Support customer touchpoints and internal communication
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Identify opportunities for process improvement and help implement efficient workflows
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Provide cross-functional support to ensure smooth operations across all departments
Must-Have Qualifications
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Previous experience in office management, administration, or a similar operational support role
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Strong organizational skills with the ability to manage multiple priorities
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Comfort working across accounting, HR, and administrative functions
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Clear, professional communication skills and attention to detail
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Proficiency with basic office systems and data entry (ERP or accounting exposure a plus)
Team & Reporting Structure
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Reports directly to leadership and the incoming Controller
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Works closely with accounting, HR, and operations teams
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Serves as a shared resource and support hub across departments
Why Join This Team
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Stable, growing manufacturing company
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Profit-sharing opportunities and comprehensive benefits
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Collaborative, close-knit “family” culture with long employee tenure
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Leadership team invested in long-term success and employee growth
Culture & Fit
The ideal candidate is proactive, down-to-earth, and dependable. This team values hands-on contributors who take ownership, communicate openly, and bring a positive, no-ego approach to their work. Someone who enjoys being the go-to person and building long-term stability will thrive here.
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.