Executive Assistant NUMÉRO DE POSTE: 468715
Location: On site NYC
Salary: $175,000-250,000
The Opportunity: We are seeking a seasoned, high-caliber Executive Assistant to support a prominent Principal whose interests span global business, investment, philanthropy, and public-facing initiatives. Based out of a private home office in the city, this role is a partnership designed for a professional who thrives in a fast-moving, "less-corporate" environment that still demands a C-Suite standard of execution.
Working alongside an existing EA, you will act as a critical gatekeeper and operational lead, ensuring the Principal’s complex personal and professional life runs with total continuity.
The Mission
- Strategic Coordination: Manage a high-volume, ever-changing calendar across multiple time zones. You won't just book meetings; you will anticipate conflicts and prepare the Principal for every engagement with comprehensive briefs.
- Complex Logistics: Architect intricate travel itineraries including private/commercial aviation, accommodations, and real-time ground support.
- Home Office Hub: Serve as the "anchor" of the UWS home office. This includes managing household staff, coordinating property vendors, and overseeing day-to-day operations from mail and packages to household inventories.
- Technical Oversight: Act as the first line of defense for the Principal’s technology. You will work with IT to ensure all devices, digital files, and communication systems are functioning at 100% efficiency.
- Special Projects: Manage sensitive personal and professional matters, philanthropic initiatives, and property-related projects with absolute discretion.
- Administration: Draft high-level communications and distill complex information into clear, actionable summaries.
- Property & Staff Liaison: Coordinate with building management, household staff, and external vendors for repairs, maintenance, and pre-arrival/post-departure logistics.
- Operations: Support digital and physical filing, contact management, and the tracking of long-term project deadlines.
- Personal Support: Handle errands, returns, and household task lists that ensure the Principal’s productivity is never interrupted.
- Experience: 8 years supporting a C-Suite executive, Founder, or UHNW individual. Backgrounds in top-tier Finance, Consulting, Law, or a Family Office are strongly preferred.
- Environment: You are comfortable working in a private residence and understand the boundaries and etiquette required in a home-office setting.
- Technical Fluency: You are an expert in Microsoft 365, Google Workspace, and iCloud. You possess the "tech-savviness" to perform basic troubleshooting and manage digital photo/file libraries.
- Communication: Exceptional writing skills are non-negotiable. You must be able to communicate with board members, advisors, and household staff with equal professionalism.
- Availability: In-person support Monday–Friday (9 am – 6 pm) with the flexibility to handle urgent needs outside of standard hours as required by the Principal’s schedule.
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.