Executive & Personal Assistant NUMÉRO DE POSTE: 468785
Role: Executive/Personal Assistant
Salary: $180K – 250K/annually
Location: New York, NY (On-site 5 days a week travel requirements)
My client is seeking a seasoned, high-caliber Executive Assistant to support a Principal whose influence spans global business, investment, philanthropy, and public initiatives. This is not a standard corporate role; it is a high-responsibility position based out of the Principal’s home office, requiring a blend of sophisticated executive support and hands-on household coordination. Working alongside an existing EA, you will act as a trusted gatekeeper and operational engine, managing a fast-moving ecosystem with precision, poise, and absolute discretion.
Core Responsibilities
Executive & Operational Support
- Complex Logistics: Manage a frequently shifting calendar across multiple time zones and coordinate intricate travel itineraries (air, lodging, ground) with real-time updates.
- High-Level Liaison: Serve as a primary point of contact for board members, senior executives, family office professionals, and external stakeholders.
- Project Tracking: Distill complex priorities into actionable items, ensuring all deadlines and follow-ups are met with consistency.
- Materials Prep: Produce high-quality summaries, meeting materials, and digital organization to keep the Principal briefed and prepared.
- On-Site Presence: Deliver seamless administrative support from the home office, including managing physical files, mail, deliveries, and errands.
- Residence Oversight: Coordinate with household staff, vendors, and building management for maintenance, repairs, and property-related meetings.
- Property Logistics: Facilitate pre-arrival and post-departure checklists for the Principal to ensure residential operations are flawless.
- Personal Logistics: Manage clothing returns, household inventories, and organizational projects within the home.
- Tech Support: Serve as the first line of defense for the Principal’s technology (Microsoft 365, Google Workspace, iCloud), performing basic troubleshooting and liaising with IT for deeper technical needs.
- Experience: 8 years supporting C-suite executives, founders, or UHNW individuals. Experience in top-tier finance, law, or family offices is highly preferred.
- Discretion: You have a proven track record of handling sensitive, confidential information with the utmost integrity.
- Tech Savvy: High fluency in modern productivity tools (Zoom, iCloud, G-Suite) and a comfort level troubleshooting devices.
- Temperament: You are anticipatory by nature—spotting issues before they arise. You remain calm, grounded, and steady under high-pressure, changing circumstances.
- Communication: Exceptional written skills with the ability to turn complexity into clarity.
- Impact: A close-knit working relationship with a senior principal and clear ownership of core operations.
- Environment: A private, sophisticated home-office setting on the UWS.
- Compensation: Competitive salary and comprehensive benefits (100% covered health, dental, and vision after 90 days).
- Stability: This is a long-term opportunity for a loyal, values-driven professional.
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.