Manager Pay Operations-Europe NUMÉRO DE POSTE: 468924
Vaco Highspring is recruiting on behalf of a well established Fortune 500 enterprise organisation.
- Base Salary: 23,000 PLN gross per month (276,000 PLN per annum)
- Annual Bonus: 15% target
- Benefits: Standard enterprise benefits package
- Primary location: Warsaw, Poland (on site presence expected)
- Location flexibility: For candidates based outside Warsaw, hybrid or remote arrangements may be considered on a case by case basis from other established payroll or shared services locations within Poland
- Please note: Final work arrangements will be determined based on role requirements and candidate experience
- Confidentiality: Specific office details will be shared with shortlisted candidates only
Engagement & Eligibility
- Candidates must already hold the legal right to work in Poland; visa sponsorship or relocation support is not available
- This is a permanent, direct employment opportunity only
- No B2B, contract, or third party arrangements will be considered
Role Overview
This position sits within the European pay operations function of a globally scaled enterprise, supporting payroll delivery across multiple countries for an employee population in the several thousand range.
The organisation has recently completed a period of payroll systems and operating model change. The focus of this role is now on embedding stability, reinforcing governance, and ensuring consistent execution, rather than leading further transformation initiatives.
The Senior Manager will act as a hands on operational owner, working closely with internal teams and external payroll partners to maintain accuracy, compliance, and service reliability across Europe.
Key Responsibilities
- Oversee multi country payroll delivery across Europe, ensuring timely and compliant outcomes
- Serve as an operational anchor following recent enterprise payroll changes
- Maintain close involvement in execution, issue resolution, and country specific requirements
- Manage performance and issue escalation across multiple third party payroll providers
- Partner with HR, Finance, Tax, and Legal stakeholders to support business and employee lifecycle needs
- Support audit readiness through documentation, controls, and data integrity
- Lead and support a distributed payroll team, promoting accountability and continuity
- Identify recurring operational challenges and contribute to practical, incremental improvements
Payroll operations span a diverse European footprint, including:
- Northern Europe
- Southern Europe
- Western Europe
- Smaller EU jurisdictions with heightened regulatory complexity.
Scale & Operating Environment
- Employee population supported: Enterprise scale (multiple thousands)
- Region: Europe / multi country
- Delivery model: Outsourced payroll providers supported by enterprise payroll platforms
- Context: Post implementation / post restructuring environment with emphasis on stability
Experience & Background
- 6 years of payroll operations experience within multi country or regionally complex environments
- Exposure to payroll teams operating after system implementations or operating model changes
- Prior experience leading, supervising, or coordinating payroll professionals
- Degree in Business, Finance, Accounting, or a related discipline
- Payroll or related professional certification is beneficial but not required
Skills & Capabilities
- Strong understanding of European payroll compliance, including statutory, tax, and labour considerations
- Comfortable operating as a hands on operational manager, not solely in an oversight capacity
- Ability to coach and support team members across locations through consistent day to day leadership
- Experience working within vendor led payroll delivery models
- Highly organised, detail oriented, and analytically strong
- Clear communicator across cross functional and regional stakeholders
- Familiarity with enterprise payroll systems, integrations, and data flows
- Proven ability to operate effectively within large, matrixed organisations
- Track record demonstrating consistency, stability, and sustained operational ownership
Why This Opportunity
This role offers the opportunity to contribute meaningfully to the ongoing operational stability of a European payroll function within a globally recognised enterprise, with a clear focus on reliability, governance, and execution excellence.
Determining compensation for this role (and others) at Vaco/Highspring depends upon a wide array of factors including but not limited to the individual’s skill sets, experience and training, licensure and certifications, office location and other geographic considerations, as well as other business and organizational needs. With that said, as required by local law in geographies that require salary range disclosure, Vaco/Highspring notes the salary range for the role is noted in this job posting. The individual may also be eligible for discretionary bonuses, and can participate in medical, dental, and vision benefits as well as the company’s 401(k) retirement plan. Additional disclaimer: Unless otherwise noted in the job description, the position Vaco/Highspring is filing for is occupied. Please note, however, that Vaco/Highspring is regularly asked to provide talent to other organizations. By submitting to this position, you are agreeing to be included in our talent pool for future hiring for similarly qualified positions. Submissions to this position are subject to the use of AI to perform preliminary candidate screenings, focused on ensuring minimum job requirements noted in the position are satisfied. Further assessment of candidates beyond this initial phase within Vaco/Highspring will be otherwise assessed by recruiters and hiring managers. Vaco/Highspring does not have knowledge of the tools used by its clients in making final hiring decisions and cannot opine on their use of AI products.
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.