Manager, Finance and Administration NUMÉRO DE POSTE: 469629
About the Opportunity
Join a growing organization as Manager of Finance & Administration, where you'll serve as a key financial and operational leader. This role combines hands-on accounting, treasury operations, tax compliance, and full-cycle human resources management. You'll work closely with senior leadership and external advisors to ensure financial accuracy, regulatory compliance, and smooth day-to-day operations.
Key Responsibilities
Accounting & Finance
- Process daily cash application and post cash journals in Navision
- Maintain cash tracking files and make necessary cash entries
- Reconcile bank accounts (3 accounts across multiple institutions)
- Prepare month-end journal entries and balance sheet account reconciliations (approximately 34 accounts)
- Manage supplier billbacks and contribution tracking (monthly and quarterly)
- Publish monthly travel & expense spending reports by employee
- Reconcile FSA accounts monthly
- Reconcile inventory accounts monthly
- Manage accounts receivable aging and clean up older balances
- Support bank audits (at least twice annually) and regular external audits
Tax Compliance & Reporting
- File monthly, quarterly, and annual tax returns across multiple jurisdictions.
- Prepare information for external CPA firm for tax return preparation
- Make federal and state income tax payments throughout the year as directed
- Review completed tax returns for accuracy
- Coordinate annual 1099 calculations
- Manage property tax declarations and filings
Payroll & Benefits Administration
- Process semi-monthly payroll via Paychex
- Submit payroll files to Fidelity for 401(k) administration
- Perform annual non-discrimination testing
- Manage benefit renewals
- Coordinate property & casualty insurance renewals
- Oversee FSA open enrollment
Human Resources
- Serve as the HR department for all employee-related matters
- Maintain personnel roster and employee records
- Manage new hire onboarding and termination processes
- Track vacation, benefits, and leased car assignments
- Issue annual holiday schedule
- Prepare and distribute annual Medicare letters
- Update and maintain employee handbook
- Calculate Personal Use of Company Car (PUCC) for year-end payroll
- Manage benefit system maintenance and tracking
Additional Responsibilities
- Review and approve invoices for payment; sign checks bi-weekly
- Review and approve ACH payments for suppliers and employee expense reimbursements weekly
- Support overhead budgeting process
Required Qualifications
- Bachelor's degree in Accounting, Finance, or related field
- 5 years of experience in accounting/finance with progressive responsibility
- Experience with Microsoft Dynamics (Navision) or similar ERP systems
- Strong knowledge of multi-state tax compliance and filing requirements
- Hands-on payroll processing experience
- HR generalist experience or willingness to manage full HR function
- Advanced Excel skills
- Detail-oriented with strong organizational and time management skills
- Ability to manage multiple deadlines and priorities independently
- Experience supporting external audits
Preferred Qualifications
- CPA or HR certification (PHR, SPHR)
- Experience with Paychex and Fidelity systems
- Multi-state tax compliance expertise
- Experience in small to mid-sized organizations where versatility is required
Determining compensation for this role (and others) at Vaco/Highspring depends upon a wide array of factors including but not limited to the individual’s skill sets, experience and training, licensure and certifications, office location and other geographic considerations, as well as other business and organizational needs. With that said, as required by local law in geographies that require salary range disclosure, Vaco/Highspring notes the salary range for the role is noted in this job posting. The individual may also be eligible for discretionary bonuses, and can participate in medical, dental, and vision benefits as well as the company’s 401(k) retirement plan. Additional disclaimer: Unless otherwise noted in the job description, the position Vaco/Highspring is filing for is occupied. Please note, however, that Vaco/Highspring is regularly asked to provide talent to other organizations. By submitting to this position, you are agreeing to be included in our talent pool for future hiring for similarly qualified positions. Submissions to this position are subject to the use of AI to perform preliminary candidate screenings, focused on ensuring minimum job requirements noted in the position are satisfied. Further assessment of candidates beyond this initial phase within Vaco/Highspring will be otherwise assessed by recruiters and hiring managers. Vaco/Highspring does not have knowledge of the tools used by its clients in making final hiring decisions and cannot opine on their use of AI products.
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.