Chicago Housing Supervisor NUMÉRO DE POSTE: 469946
Vaco is seeking a professional, customer?focused Supervisor to oversee daily onsite office operations and serve as the primary point of contact for program participants, landlords, and visitors. This onsite role supports client’s staff, assists customers, resolves issues, and ensures smooth, consistent office operations. The ideal candidate is detail?oriented, solutions?driven, and skilled in managing workflow and delivering exceptional customer service within affordable housing programs. As the first point of contact, the Supervisor sets the tone for the customer experience, upholds client’s standards of professionalism, and ensures efficient service delivery across the Housing Choice Voucher (HCV) program.
Key Responsibilities
Frontline Representation & Customer Interaction
- Serve as the primary onsite representative of our client, acting as the first point of contact for program participants, landlords, and visitors.
- Ensure every customer is greeted, supported, and served with professionalism, courtesy, and respect.
- Model our client’s commitment to service excellence by maintaining a calm, solutions?oriented approach in all interactions.
- Provide clear, accurate, and compassionate assistance to help customers navigate program processes.
Customer Issue Resolution & Escalation
- Function as the first point of escalation for customer concerns, inquiries, or complex situations.
- Apply strong de?escalation skills and sound judgment to manage sensitive or escalating scenarios.
- Remove operational or workflow bottlenecks that delay customer service or case completion.
- Ensure timely follow?up and closure of all customer issues.
Office Operations & Workflow Oversight
- Oversee daily onsite office operations to maintain an organized, efficient, and customer?friendly environment.
- Monitor work queues, deadlines, and workflow progress to ensure timely processing of customer needs.
- Uphold operational procedures, documentation standards, and regulatory requirements across the HCV program.
- Maintain office readiness, including front?desk oversight, customer flow management, and service?area organization.
Compliance, Quality, & Stakeholder Support
- Ensure adherence to program regulations, policy guidelines, and internal quality standards.
- Coordinate closely with client’s leadership to identify risks, escalate concerns, and ensure accountability to service requirements.
- Serve as a trusted partner to client representatives and sub?client stakeholders by supporting communication, resolving issues, and maintaining transparency.
- Document relevant case details, escalations, and operational challenges accurately and timely.
Performance Management
- Provide guidance, training, and mentorship to program staff, fostering professional growth and high performance
- Recognize team contributions, celebrate successes, and build a positive work environment that motivates and retains top talent.
- Monitor quality control, oversee data integrity, and ensure timely completion
- Workloads
- Timecard Management
Qualifications
- Proven experience in customer service, office coordination, or operational oversight, preferably within a regulatory or program?driven environment.
- Strong interpersonal, communication, and de?escalation skills.
- High attention to detail, with the ability to monitor workflows and ensure procedural compliance.
- Ability to navigate complex or sensitive situations with professionalism, empathy, and authority.
- Strong organizational skills and comfort working in a fast?paced, client?facing environment.
- Familiarity with affordable housing programs—especially the Housing Choice Voucher program—is preferred but not required.
Travel Requirement:
- Travel 0-10%: If the project requires.
Determining compensation for this role (and others) at Vaco/Highspring depends upon a wide array of factors including but not limited to the individual’s skill sets, experience and training, licensure and certifications, office location and other geographic considerations, as well as other business and organizational needs. With that said, as required by local law in geographies that require salary range disclosure, Vaco/Highspring notes the salary range for the role is noted in this job posting. The individual may also be eligible for discretionary bonuses, and can participate in medical, dental, and vision benefits as well as the company’s 401(k) retirement plan. Additional disclaimer: Unless otherwise noted in the job description, the position Vaco/Highspring is filing for is occupied. Please note, however, that Vaco/Highspring is regularly asked to provide talent to other organizations. By submitting to this position, you are agreeing to be included in our talent pool for future hiring for similarly qualified positions. Submissions to this position are subject to the use of AI to perform preliminary candidate screenings, focused on ensuring minimum job requirements noted in the position are satisfied. Further assessment of candidates beyond this initial phase within Vaco/Highspring will be otherwise assessed by recruiters and hiring managers. Vaco/Highspring does not have knowledge of the tools used by its clients in making final hiring decisions and cannot opine on their use of AI products.
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.