Legal & Compliance Specialist -SEC Registered Firms NUMÉRO DE POSTE: 471440
Role Overview:
Our client is a privately owned, independent SEC?registered investment advisory firm serving ultra?high?net?worth families and individuals, foundations, and institutions
This company is seeking a highly analytical, detail?oriented compliance professional to join its Legal & Compliance function. The role will focus primarily on day?to?day compliance operations for an SEC?registered investment adviser, with meaningful exposure to legal work over time.
The Associate will work closely with the Chief Legal Officer / Chief Compliance Officer, internal stakeholders, trading teams, and external compliance consultants. This position is ideal for someone who wants to move beyond repetitive or siloed compliance work and gain broad, hands?on exposure to the full scope of compliance and legal operations within a growing advisory firm.
This role offers significant long?term growth potential, including the opportunity to take on increased responsibility and, over time, step into a senior compliance leadership role as the firm continues to scale.
Location & Work Model
- This role is based in Carmel, IN
- Some hybrid flexibility may be considered for exceptional candidates
- Candidates based in Chicago may be considered as a secondary option, provided they can travel regularly to Indianapolis, especially during the initial onboarding period
Compliance Operations (Primary Focus)
- Review and approve marketing, client?facing, and investor materials in accordance with SEC advertising rules
- Coordinate with the trading team and external compliance consultants to monitor ownership thresholds and prepare regulatory filings, including Schedule 13G, Schedule 13F, and Schedule 13H
- Assist in the preparation, maintenance, and updating of Form ADV (Parts 1, 2A, and 2B), including quarterly and annual updates
- Support compliance?related employee onboarding, including documentation, acknowledgements, and system access
- Manage Investment Adviser Representative (IAR) registrations and ongoing requirements, including U?4 and U?5 filings, FINRA licensing exam registrations and tracking, and Continuing education tracking
- Coordinate firmwide compliance training and track completion
- Maintain, update, and organize compliance policies, procedures, and internal documentation
- Schedule, prepare for, and participate in recurring meetings with external compliance consultants; track action items and follow?ups
- Participate in monthly cybersecurity and information security meetings and assist with related compliance initiatives
- Respond to restricted list inquiries and assist with monitoring and escalation as needed
- Review trade errors and assist with documentation and remediation
- Track compliance projects, deadlines, and regulatory calendars to ensure timely completion
Legal & Regulatory Support :
- Review, track, and archive nondisclosure agreements (NDAs)
- Assist with the review of routine and low?complexity contracts for Service providers, Counterparties, Consultants, and New employees
- Track and manage vendor and service provider documentation
- Coordinate periodic AML refreshes for counterparties and service providers
- Review updated client wealth management agreements and ensure proper documentation and retention
- Provide project tracking and administrative support for legal initiatives
Qualifications:
Experience & Background
- Bachelor’s degree in finance, business, legal studies, or a related field; JD is a plus but not required
- 5 years of experience in compliance, legal operations, or a regulated financial services environment
- Strong preference for experience within an SEC?registered investment adviser, investment management firm, hedge fund, or private equity environment
- Experience at a compliance consulting firm and/or prior in?house compliance role is highly desirable
- Exposure to regulatory filings such as Form ADV, 13F/13G, AML, or similar frameworks is a plus
Skills & Attributes
- Strong organizational skills with the ability to manage recurring deadlines and regulatory calendars
- High attention to detail and accuracy, particularly with regulatory and contractual documentation
- Sound judgment and comfort asking questions when appropriate
- Clear, professional written and verbal communication skills
- High level of integrity, discretion, and professionalism
- Comfortable working in a fast?growing, entrepreneurial environment where team members wear multiple hats
- Approachable and collaborative; viewed as a trusted resource rather than an obstacle
- Self?directed and able to operate independently after onboarding
- Proficiency in Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) required
- Experience with CRM systems or investment management platforms is a plus
- Ability to learn and work within third?party compliance platforms
Compensation & Benefits
- Competitive base salary Annual performance?based bonus opportunity
- Comprehensive benefits package, including:
- Employer?paid medical, dental, and vision coverage
- Retirement plan with employer match
- Health savings account contributions
- Wellness and lifestyle benefits
- Charitable giving programs
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.