Payroll Manager NUMÉRO DE POSTE: 406356
Our client, a clinical-stage Biotech Research company, is looking for a Payroll Manager to join their Accounting team.
LOCATION:
South San Francisco, CA. Hybrid capacity: 3 days/week. Eventually moving to 4 days/week in office.
JOB DESCRIPTION:
The Payroll Manager is responsible for processing full-cycle payroll to ensure employee compensation is timely, accurate and compliant in a multi-state environment. These responsibilities include calculation, preparation, and review of payroll while ensuring compliance with company policy and procedure as well as federal, state, and local payroll labor and tax regulations. The ideal candidate will be detail-oriented, show an initiative to learn, embrace a collaborative approach, and thrive in a dynamic, fast-paced environment.
This position reports to the Assistant Controller.
RESPONSIBILITIES:
- Prepares and processes semi-monthly payrolls including entry of new hires and termination calculations, review of time-off requests, leaves, file imports and complete pre and post payroll reviews. This includes maintaining supporting documentation and authorization for all changes.
- Calculate and process bonuses and other off cycle payrolls as needed.
- Reconciles benefit records maintained by HR (PlanSource, IGOE, Kaiser) to deduction reports at least monthly and resolves issues. Enters prior employer retirement contributions to avoid over contributions.
- Processes semi-monthly payrolls, consistent with federal and state wage and hour laws. This includes maintaining California requirements, processing garnishments, calculation of domestic partner imputed income and post-tax deductions, importing equity transactions.
- Understands and ensures compliance with all federal, multi-state and local payroll regulations and uses multi-jurisdictional functionality. Performs timely updates of tax rates, responds to agency tax notices, research and coordinate tax jurisdictional registration and updates.
- Reconciles quarterly the collection, accounting, and timely remittance of federal, state and local taxes. This includes review, reconciliation and amendments of quarterly and annual returns filed by the Company’s payroll tax reporting service and timely tax deposits for equity award transactions.
- Responsible for the accuracy of W-2 reporting for employees. Reconciliation of YTD earnings, deductions, taxes, group term life, 3rd party compensation and ACA health value memo to W-2 Reporting.
- Oversees system upgrades and enhancements. Coordinates system changes with ADP Customer Support to updated time and attendance updates, earnings, benefit deductions, and custom report creation and changes.
- Assists management with design and implementation of internal control measures and periodic review of compliance with Sarbanes-Oxley and company payroll related policies. Supports access management and change control over payroll system. Assists management with requests and audits by providing support, reports and analysis as requested.
- Prepares regular management reports, including per pay period, quarterly and year-end reports (Gross Payroll, Hours Worked, Time Off Activity and Balances, Tax Deductions, Benefit Deductions, etc.) and supports government required reporting.
- Maintains standard operating procedures and creates redundancy within Finance team through cross-training.
- Maintains professional and technical knowledge by attending educational workshops.
- Assist with ad hoc tasks as assigned and perform other duties as directed.
REQUIREMENTS:
- Bachelor’s degree in Business
- Minimum of 5 years of direct, relevant experience in payroll operations (minimum 2 years’ experience using ADP Workforce Now)
- Extensive knowledge of ADP Workforce Now, Time-off and Time & Attendance systems
- Working experience and proficiency with federal and state labor laws, such as the Fair Labor Standards Act, Equal Pay Act, state wage and hour regulations, federal and state payroll tax code, etc. is required.
- Demonstrated experience creating and maintaining a culture of customer service, possess an exceptional work ethic, team mentality, positive attitude, highly driven, self-motivated, and excellent business partnering skills.
- Highly skilled with the use of payroll/compensation systems as well as productivity tools such as Microsoft Excel, Word, Power Point and programs that aid in analysis, communication, performance monitoring, etc.
- Ability to translate payroll & compensation terminology into terms understandable to employees, co-workers and management.
- Ability to organize and prioritize work and perform work with a superior attention to detail.
- Maintain employee trust and protect operations by keeping information confidential.
COMPENSATION:
Determining compensation for this role (and others) at Vaco depends upon a wide array of factors including but not limited to the individual’s skill sets, experience and training, licensure and certifications, office location and other geographic considerations, as well as other business and organizational needs. With that said, as required by local law, Vaco believes that the following salary range reasonably estimates the base compensation for an individual hired into this position in geographies that require salary range disclosure: $142K - $160K bonus. The individual may also be eligible for discretionary bonuses.
Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.