Client Services Coordinator NUMÉRO DE POSTE: 472356
Location: Washington, DC (Fully Onsite)
Schedule: Monday–Friday, 8:30 AM – 5:30 PM
Compensation: $22–$28/hour
Employment Type: Temp-to-Hire
About the Role
We are seeking a Client Services Coordinator to serve as the primary front desk point of contact for clients and families in a behavioral health setting. Reporting to the Practice Administrator, this role is responsible for executing all front-desk operations, managing high-volume service inquiries, and ensuring the integrity of documentation required for billable transactions. The Client Services Coordinator serves as the primary liaison between clients/families, clinical staff, and external entities, requiring exceptional customer service and meticulous administrative management.
Key Responsibilities
- Serve as the front desk point of contact, professionally welcoming clients and visitors
- Prepare clients and families for the clinical intake and assessment process
- Initiate and complete essential demographic, insurance, and referral data collection via telephone or in-person interactions
- Schedule appointments and determine if clients meet criteria for routine, urgent, or emergent care
- Verify insurance authorizations and ensure all required authorizations and re-authorizations are secured prior to service delivery and maintained throughout treatment
- Collect copays and ensure proper tracking of all front-desk activities that lead to billable transactions
- Coordinate communication between clients, clinicians, and external providers to ensure timely coordination of care
- Work closely with Psychiatrists and behavioral health providers to finalize visit documentation, secure required signatures, and establish future appointments
- Maintain all client health information in strict adherence to HIPAA privacy and security regulations
- Manage encounter data and provide accurate, periodic reports on key metrics including kept appointments, cancellations, demographics, and authorization status
- Prepare continuity of care reports and actively participate in organizational quality improvement activities
- Provide clients with appropriate alternative resources and external information when necessary
- Provide dedicated administrative and logistical support to assigned clinical programs
Qualifications
- Bachelor's Degree or degree in a health-related field
- At least 2 years of experience in a medical office setting, with preference for experience in Substance Abuse and/or Behavioral Health
- Advanced competence in Microsoft Office Suite and knowledge of electronic health record (EHR) systems
- Exceptional organizational skills and meticulous attention to detail
- Proven ability to manage multiple priorities and complex tasks simultaneously
- Strong knowledge of insurance benefits and claims processes
- Superior oral and written communication skills suitable for professional correspondence and client interactions
- Strong customer service skills and ability to serve as a dedicated advocate for clients
Benefits (upon conversion)
- Affordable Medical, Dental, and Vision Insurance
- 401(k) Retirement Plan
- Paid Time Off (PTO) and Sick Leave
- Paid Company Holidays
- Life Insurance
- Opportunities for professional development and leadership training
- Employee Assistance Programs (EAP)
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.