Operations Coordinator NUMÉRO DE POSTE: 472695
Location Miami, FL
Compensation: $20-$24/hour BOE
The Operations Coordinator will report to the COO and assist with tasks related to multiple operational and administrative functions including facility operations, property control, purchasing, security, as well as supervise two building facility staff member
Operations/Facility
- Oversee and meet daily with the Building Manager and Building Services Manager to go over daily tasks, reports and deadlines
- Oversee Security operations
- Liaison between Property Manager, contractors and organization during construction period ensuring clearance and communication needed
- Maintain a safe and secure environment throughout the building/property. Any safety issues must be brought to the attention of the COO and Property Manager immediately.
- Manage building emergency management plan, hurricane and disaster plan
- Respond to any mechanical, medical or police emergencies and assist as needed in a timely manner.
- Supervise all moves, deliveries and check on the status of all unit owner construction, to ensure that all work is progressing smoothly and in accordance with property guidelines and regulations, reporting any damage to common areas immediately to the Property Manager
- Manage requests for COIs for all related events, on or offsite
Administrative
- Provide back up administrative support to COO and CEO
- Support administrative needs of HR and Finance including but not limited to interview, scheduling, background checks, grant compliance paperwork, etc.
- Maintain organizational calendar, including internal events and functions as well as external rentals and usage
- Coordinate use of meeting rooms by external organizations and internal staff and manage rental program
- Track and reconcile Operations budget
- Manage and maintain inventory and ordering of office supplies
- Staff front desk to welcome and assist office visitors and callers with general information or connect to staff
- Manage and keep logs of all shared office and AV equipment (i.e. phone system, main copier, postage machine, laptops, computer equipment); coordinate service and repairs; train and support staff (and guests as needed)
- Daily management of mail to ensure staff documents are sent and mail received is distributed to appropriate staff; handle courier requests as needed and log to ensure accurate accounting charges
- As appropriate, assist other departments and work as a member of interdepartmental teams to ensure the effective and efficient operations
Skills/Experience:
- 3 years within an office administrator role
- Bilingual (Spanish) preferred not required
- Extremely organized
- Proactive and anticipates needs
- Strong problem-solver
- High attention to detail
- Comfortable acting as a coordinator / middle person
- Strong ability to multitask and follow up on projects and schedules
- Exceptional communicator both written and verbal
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.