Onboarding Coordinator- Part Time NUMÉRO DE POSTE: 473073
Onboarding Coordinator
(Part-Time | Remote)
Location: Fully Remote, Open to Any Time Zone
Schedule: Part-Time, up to 15 to 20 hours per week (Mondays required)
Pay: Up to $24/hour
Type: Temporary, approximately 3 months with potential to extend
Overview
We are looking for a detail-oriented and organized Onboarding Coordinator to support a growing healthcare organization on a part-time remote basis. This is a project-based role focused entirely on delivering a smooth and compliant onboarding experience for new hires across the country. If you have a strong HR or People Operations background, experience in healthcare, and are comfortable leading virtual orientations independently, this could be a great fit.
Schedule Breakdown
- Mondays are required, virtual orientation days running approximately 4 hours including prep, orientation facilitation, and follow-up
- Tuesdays are the primary admin day for processing new hires starting the following week
- Wednesday through Friday are flexible for follow-up activities as needed
Key Responsibilities
- Facilitate weekly virtual new hire orientations covering I-9 documentation, system access, benefits eligibility overview, time-off policies, and Q&A
- Coordinate pre-onboarding logistics including background checks, drug screens, and TB test follow-up with candidates ahead of weekly deadlines
- Enter approved new hires into the HRIS system and submit IT tickets to provision system access, email accounts, and login credentials
- Pull, verify, and file professional licenses for clinical staff including therapists, dieticians, LCSWs, APCs, and ACSWs, logging expiration dates in the credentials tracking system
- Send orientation welcome emails, calendar invites, and courtesy notifications to hiring managers and the People Ops team
- Log all new hire information across applicable tracking spreadsheets and maintain records in a shared Google Drive
- Monitor IT access post-start and follow up with the IT department to resolve any outstanding access issues
- Communicate start date changes to the recruiting team when candidates miss weekly processing deadlines
Requirements
- Paychex experience is required, must be able to operate the system with minimal ramp-up
- Healthcare industry experience is required, particularly familiarity with clinical staff credentialing including LCSW, APC, ACSW, and similar licenses
- Comfortable conducting and leading virtual orientations independently on a weekly basis
- Highly organized with exceptional attention to detail and the ability to manage multiple concurrent new hire files and deadlines simultaneously
- Proficient in Google Drive and comfortable with basic spreadsheet data entry
- Strong written communication skills for both templated and customized email correspondence
- Comfortable working across multiple time zones
- No degree required, relevant experience will be considered
Nice to Have
- Experience coordinating with IT departments for user provisioning
- Familiarity with professional license verification and tracking
- Background in high-volume, fast-paced HR or People Operations environments
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.