Benefits and Leave Manager NUMÉRO DE POSTE: 474524
Position Summary
The Benefits, Leave & Workers’ Compensation Administrator is responsible for the day-to-day administration of employee benefit programs, leave of absence processes, and workers’ compensation claims. This role ensures compliance with all applicable federal and state regulations while serving as a key resource to employees regarding benefits, leave eligibility, and workplace injury claims. This position does not have direct reports.
Essential Duties & Responsibilities
Benefits Administration
- Administer employee benefit programs including medical, dental, vision, life, disability, FSA/HSA, and retirement plans.
- Coordinate new hire enrollments, qualifying life event changes, and annual open enrollment processes.
- Serve as primary point of contact for employee benefits inquiries and resolve issues with carriers and third-party administrators (TPAs).
- Reconcile monthly benefit invoices and coordinate with payroll to ensure accurate deductions.
- Maintain accurate benefits data within HRIS systems and conduct periodic audits for compliance and accuracy.
Leave Administration
- Manage all leave of absence programs including FMLA, ADA accommodations, parental leave, personal leave, and applicable state leave programs.
- Determine eligibility, provide required notices, and track leave usage in accordance with federal and state regulations.
- Partner with managers and employees to facilitate return-to-work processes and reasonable accommodations.
- Ensure proper documentation and record retention in compliance with legal requirements.
Workers’ Compensation
- Oversee the workers’ compensation process from injury reporting through claim resolution.
- Coordinate with employees, managers, medical providers, and insurance carriers to facilitate timely claim handling.
- Monitor claim status, track lost time, and support return-to-work programs.
- Ensure OSHA reporting requirements are met and maintain accurate injury logs as required.
Compliance & Reporting
- Maintain compliance with federal and state regulations including FMLA, ADA, COBRA, HIPAA, and applicable workers’ compensation laws.
- Generate and analyze reports related to benefits utilization, leave trends, and workers’ compensation activity.
- Support internal and external audits related to benefits and leave programs.
Qualifications
- Bachelor’s degree in Human Resources, Business Administration, or related field preferred.
- 3 years of experience in benefits administration, leave management, and/or workers’ compensation.
- Strong working knowledge of FMLA, ADA, COBRA, HIPAA, and state leave laws.
- Experience working with HRIS systems and benefits administration platforms.
- Strong attention to detail and ability to manage confidential information.
- Excellent communication and employee service skills.
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.