Payroll Manager-Europe NUMÉRO DE POSTE: 475365
Role Location: Southeast England
(within practical commuting distance of the Western Greater London / Thames Valley corridor)
Work Arrangement: On-site
Confidentiality Notice: Exact office location will be disclosed at shortlist stage only.
Eligibility & Engagement Criteria
- This role requires regular in-office presence with limited hybrid flexibility; it is not a remote position
- Candidates must be locally based within a reasonable and sustainable commuting distance
- Must have the legal, unrestricted right to work in the UK
- No visa sponsorship is available now or in the future
- Permanent, direct employment only (no contract, interim, or third-party arrangements)
Remuneration
- Base Salary: £75,000-£85,000
(Final compensation will reflect relevant experience and alignment with role requirements) - Annual Bonus: 15% target
Role Overview
The Payroll Manager-Europe is responsible for overseeing multi-country payroll operations across several European jurisdictions. The role ensures accurate, timely payroll delivery while maintaining compliance with local statutory requirements and internal governance standards.
This position is suited to a payroll leader who is comfortable maintaining close involvement in payroll execution while also providing structure, oversight, and team leadership. The environment requires operational discipline, consistency, and adaptability, particularly where processes or systems have evolved. Close partnership with HR, Finance, Compliance, and external payroll providers is central to success.
Key Responsibilities
- Oversee end-to-end payroll delivery across multiple European countries, ensuring accuracy, timeliness, and compliance
- Reinforce operational consistency following process, system, or organizational changes
- Maintain strong payroll controls, clear workflows, and dependable execution
- Remain actively engaged in operational details, including data validation, issue resolution, and country-specific considerations
- Investigate variances, identify compliance risks, and implement corrective actions as required
- Ensure adherence to internal policies and local employment, tax, and statutory regulations
- Support internal and external audits through documentation, controls, and governance practices
- Manage relationships with payroll vendors and internal stakeholders, escalating and resolving issues appropriately
- Partner closely with HR and business leaders on employee changes, compensation events, and operational needs
- Lead and develop a geographically distributed payroll team, fostering accountability and capability
- Promote a culture of ownership, operational rigor, and continuous improvement
Qualifications / Requirements
Experience & Background
- 7 years of progressive payroll experience, including direct responsibility for supporting payroll across a minimum of 3 European countries
- Demonstrated understanding of country-specific payroll regulatory requirements, statutory reporting, and compliance obligations for each supported jurisdiction
- Proven experience operating in a multi-country payroll environment, balancing standardisation with local regulatory nuances
- Demonstrated experience operating in a lean payroll model, with clear personal accountability for payroll accuracy, timeliness, and compliance
- Hands-on payroll ownership experience, including involvement in data validation, reconciliations, issue resolution, and statutory filings
- Experience working with outsourced payroll providers, while retaining internal ownership for controls, vendor oversight, and escalation
- Exposure to payroll environments that have undergone process, system, or organizational change, with a focus on stabilisation and operational consistency
- Experience leading, mentoring, or supporting payroll team members in a distributed or cross-border context
- Strong working knowledge of European payroll legislation and statutory requirements, with the ability to apply this knowledge across multiple countries
- Ability to operate effectively across both hands-on execution and managerial oversight, adjusting involvement based on business needs
- Comfortable reviewing payroll outputs, identifying discrepancies, and challenging results when required
- Familiarity with payroll systems, integrations, and downstream impacts to Finance and HR processes
- Bachelor’s degree in Business, Finance, HR, or a related discipline (or equivalent professional experience)
- Payroll certification or formal payroll training preferred, but not required
Competencies & Skills
- Strong attention to detail and analytical problem-solving ability
- Confident communicator across functions, cultures, and time zones
- Ability to mentor and guide team members through hands-on leadership
- Comfortable working in a dynamic environment with evolving processes
- Organised, resilient, and accountable approach to payroll delivery
Equal Opportunity Statement
Our client is an equal opportunity employer and considers all qualified applicants without regard to race, color, age, religion, sex, gender identity or expression, sexual orientation, marital status, national origin, disability, veteran status, or any other protected characteristic.
Determining compensation for this role (and others) at Vaco/Highspring depends upon a wide array of factors including but not limited to the individual's skill sets, experience and training, licensure and certifications, office location and other geographic considerations, as well as other business and organizational needs. With that said, as required by local law in geographies that require salary range disclosure, Vaco/Highspring notes the salary range for the role is noted in this job posting. The individual may also be eligible for discretionary bonuses, and can participate in medical, dental, and vision benefits as well as the company's 401(k) retirement plan. Additional disclaimer: Unless otherwise noted in the job description, the position Vaco/Highspring is filing for is occupied. Please note, however, that Vaco/Highspring is regularly asked to provide talent to other organizations. By submitting to this position, you are agreeing to be included in our talent pool for future hiring for similarly qualified positions. Submissions to this position are subject to the use of AI to perform preliminary candidate screenings, focused on ensuring minimum job requirements noted in the position are satisfied. Further assessment of candidates beyond this initial phase within Vaco/Highspring will be otherwise assessed by recruiters and hiring managers. Vaco/Highspring does not have knowledge of the tools used by its clients in making final hiring decisions and cannot opine on their use of AI products.
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
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Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.