C-Suite Executive Assistant NUMÉRO DE POSTE: 411985
Vaco provides expert consulting, permanent placement, executive search, and strategic staffing for companies around the world, in accounting, finance, operations, administration, and more. Vaco is a premier talent solutions firm that connects people to their dream jobs and helps leading companies find talent to grow their businesses.
Job Overview: We are seeking a highly skilled and organized Executive Administrative Specialist to provide comprehensive support to senior leaders. The ideal candidate will expertly handle a variety of administrative tasks, ensuring smooth operations and effective time management for the executive team.
Key Responsibilities:
- Request Management: Professionally handle incoming requests and communications for senior leaders from both internal and external sources.
- Calendar Management: Oversee and maintain the calendars for 2-3 senior executives, ensuring optimal scheduling and time management.
- Productivity Enhancement: Boost the productivity of senior leadership teams by organizing schedules and preparing pre-meeting materials.
- Meeting Coordination: Plan, schedule, and manage logistics for meetings, offsite events, and various activities.
- Expense Management: Prepare and manage expense reports for senior leaders, ensuring compliance with company policies.
- Procurement Support: Set up and manage purchase requisitions and purchase orders, and handle payment for subscriptions, memberships, and other administrative needs.
- Travel Arrangements: Coordinate travel logistics for senior leaders, including airfare, hotel accommodations, and expense reimbursements.
- Presentation Preparation: Create and format PowerPoint presentations to meet business requirements and standards.
- Customer Service: Provide exceptional customer service by promptly responding to emails and voicemails.
- Documentation Management: Organize and maintain departmental records and documentation.
- Administrative Support: Provide backup administrative support to other departments as needed.
- Collaboration: Work closely with other administrative assistants to effectively manage executive calendars.
- Project Assistance: Assist with various projects as needed, ensuring timely and efficient completion.
- Onboarding Support: Assist with the onboarding process for new associates and contractors.
Qualifications:
- 5 years of previous EA Support
- Strong organizational and time management skills
- Excellent communication and interpersonal abilities
- Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Experience in managing calendars and coordinating meetings/events
- Ability to handle sensitive information with discretion
- Customer service-oriented mindset
- Previous experience in an administrative or executive assistant role preferred
This role offers a dynamic and collaborative work environment, with opportunities to support high-level executives and contribute to the success of the organization. If you are a proactive and detail-oriented professional, we encourage you to apply.
Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.