HR Clerk NUMÉRO DE POSTE: 476943
Vaco is staffing for an experienced, full time, and fully onsite HR Clerk. The hours are Monday-Friday, with traditionally 8 am to 5 pm.
General Purpose:
The HR Clerk position performs a variety of administrative functions. The position primarily assists the Human Resources Department to develop and manage value-added human resources policies and programs, and provide expert consultation, services, and solutions in an efficient and customer-focused manner; and to provide our employees with the tools necessary to meet our customers' needs.
Duties and Responsibilities:
• Responsible for the accurate and timely preparation of weekly payroll.
• Maintains payroll to include maintenance of employee records, processing of timesheets, paychecks, federal and state payroll taxes, miscellaneous deductions.
• Reconcile payroll reports to GL reports to insurance invoices to ensure accuracy and completeness.
• Processes garnishments of pay for child support, spousal support, liens, etc.
• Resolves discrepancies with carriers, payroll, and the company.
• Contact various department supervisors for any missed times and approvals on time reports.
• Processes monthly billings from insurance providers.
• Acts as a liaison between employees and third-party administrator for benefits processing and/or addressing issues.
• Acts as a liaison between temporary employees and staffing agencies processing temp time/invoices and/or addressing billing issues
• Assists the Accounting Department in month end processing for GL accounts related to HR activities
• Maintain employee confidence and protect payroll operations by keeping information confidential.
• Coordinate monthly birthday and anniversary card distributions.
• Complete Payroll related reports for management, as requested.
• Performs filing and date entry as needed.
• Coordinating reward, recognition, fundraising & holiday events and biweekly catering for employees.
• Assist in ad-hoc HR projects.
• Perform orientations, onboarding, offboarding and update employee records.
• Perform other duties as assigned
Education and Work Experience:
• Require: Minimum 2yr HR experience & experience with HR & Payroll software. Prefer: Minimum of 2 years of customer service experience & AA degree in related field
Knowledge and Skills:
• Intermediate to Advanced proficiency with Excel, Word, Adobe and Canva.
• High level of interpersonal skills to handle sensitive and confidential situations and documentation.
• Attention to detail in composing, typing and proofing materials.
• Extremely organized, task oriented & priority focused.
• Excellent spelling, grammar and written communication skills.
• Excellent telephone and oral communication skills.
• Ability to maintain a high level of confidentiality.
Physical Demands:
· Constantly operates a computer and other office productivity machinery, such as a calculator, copy machine, and computer printer.
Determining compensation for this role (and others) at Vaco depends upon a wide array of factors including but not limited to the individual’s skill sets, experience and training, licensure and certifications, office location and other geographic considerations, as well as other business and organizational needs. With that said, as required by local law in geographies that require salary range disclosure, Vaco notes the salary range for the role is noted in this job posting. The individual may also be eligible for discretionary bonuses, and can participate in medical, dental, and vision benefits as well as the company’s 401(k) retirement plan.
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.