Sales Support Specialist NUMÉRO DE POSTE: 477070
Location: Pompano Beach, FL USA
Compensation: $55-$70/annually BOE
Monday – Friday onsite
Position Overview
We are seeking a detail-oriented and proactive Sales Support Specialist to serve as a key liaison between customers, sales representatives, and internal departments. This role combines customer communication, order management, and technical support to ensure seamless project execution from quotation through fulfillment. The ideal candidate thrives in a fast-paced environment, demonstrates strong organizational skills, and can effectively balance multiple priorities while maintaining a high level of customer satisfaction.
Customer Communication & Relationship Management
- Serve as the primary point of contact for customers, handling inquiries via email, phone, and virtual meetings.
- Maintain clear and consistent communication between customers and internal departments.
- Build and sustain strong working relationships with sales representatives, agents, and specifiers.
- Provide timely updates on order status, project timelines, and technical information.
- Prepare and process new quotes and revisions within 24–48 hours of request.
- Develop quotations for custom or modified products in collaboration with Engineering and Sales.
- Recommend product solutions that meet customer specifications and project needs.
- Follow up on quotations and project opportunities, updating internal systems accordingly.
- Link quotations to CRM to ensure accurate tracking of opportunities and pipeline activity.
- Process all new purchase orders (POs) and change orders within 24 hours of receipt.
- Review customer purchase orders against quotes to ensure accuracy and request revisions when necessary.
- Take ownership of orders within SAP, ensuring accuracy and completeness throughout the lifecycle.
- Communicate order confirmations, prepayment requirements, estimated ship dates (ESDs), and order details to customers.
- Collaborate with Engineering, Finance, Procurement/Planning, and Shipping teams to meet project requirements and deadlines.
- Proactively monitor open orders through internal meetings and reviews to identify and resolve potential issues.
- Coordinate resolution of technical or logistical challenges affecting order fulfillment.
- Provide technical guidance to agents and specifiers, including product design, application, and installation.
- Assist with troubleshooting and resolving product-related inquiries.
Returns & Issue Resolution
- Process RGAs (Return Goods Authorizations), claims, rework/replacement orders.
- Coordinate with Engineering and Production to ensure availability of components or alternative solutions.
- Participate in special projects related to cost analysis, pricing strategy, and product pricing development.
- Contribute to process improvements that enhance efficiency and customer satisfaction.
- Associate’s degree in business or technical field required; Bachelors preferred.
- 2–5 years of experience in sales support, customer service, or order management.
- Strong understanding of manufacturing processes, lead times, and supply chain dynamics.
- Excellent communication, organizational, and problem-solving skills.
- Ability to manage multiple priorities and meet tight deadlines in a fast-paced environment.
- Strong working knowledge of Microsoft Office (Outlook, Teams, Excel, Word), Internet.
- Ability to learn new and complicated systems quickly, experience working with ERP systems (SAP Business One or SAP S/4 HANA preferred) and CRM platforms.
- Strong technical aptitude; experience with engineered or configurable products is a plus
- Experience in Lighting is preferred.
- Customer-focused mindset
- Attention to detail and accuracy
- Strong time management and prioritization
- Effective cross-functional collaboration
- Technical curiosity and problem-solving
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.