Part Time Human Resource & Payroll Coordinator NUMÉRO DE POSTE: 303561
Vaco of Highspring is seeking a highly organized and resourceful Human Resources & Payroll Coordinator to support the day-to-day HR and payroll functions of our growing construction company. As a company without a dedicated HR department, this role will serve as a key resource for employee administration, payroll coordination, compliance support, and HR best practices.
Human Resources & Payroll Coordinator (Part-Time)
Location: Hybrid/Remote but must be ok to train onsite in San Marco area
Schedule: Part-Time, 20-24 hours per week (Monday, Tuesday, Wednesday )
The ideal candidate will have experience with payroll systems, employee onboarding, HR administration, and employment compliance. This individual should be comfortable working independently, exercising sound judgment, and helping leadership navigate routine HR and employment-related questions.
Key Responsibilities
Payroll Administration
- Manage and coordinate payroll processes utilizing Paychex.
- Maintain and administer employee PTO accruals and balances within Paychex.
- Collect, track, and process employee timesheets.
- Coordinate and maintain payroll-related documentation.
- Review and process per diem requests and employee reimbursements.
- Assist with payroll audits and ensure accurate employee records.
Human Resources Support
- Administer employee onboarding and new hire paperwork.
- Coordinate background screenings and pre-employment requirements.
- Complete E-Verify submissions and employment eligibility verification.
- Set up new employees within Paychex and related systems.
- Assist with preparing and distributing offer letters and other employment documents.
- Maintain employee personnel files and HR records.
- Track and manage employee PTO requests and balances.
- Serve as a resource for basic HR compliance and employee relations questions.
Compliance & Administrative Support
- Assist leadership in ensuring compliance with federal, state, and employment regulations.
- Provide guidance regarding policies impacting salaried and hourly employees.
- Research and verify employer tax identification information when needed.
- Support implementation and maintenance of HR procedures and best practices.
- Recommend process improvements and solutions for HR and payroll functions.
Qualifications Required
- Some experience in payroll, human resources, or HR administration.
- Experience using Paychex or a similar payroll/HRIS platform.
- Knowledge of payroll processes, PTO administration, and employee record management.
- Understanding of employment laws and HR compliance requirements for both exempt and non-exempt employees.
- Proficiency with Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, Teams).
- Strong organizational skills and attention to detail.
- Excellent written and verbal communication skills.
- Ability to handle confidential information professionally.
- Strong problem-solving skills and sound judgment.
Preferred
- SHRM-CP, SHRM-SCP, PHR, or related HR certification.
- Experience supporting small businesses or organizations without a dedicated HR department.
- Experience in the construction industry or related field.
- Familiarity with multi-state employment practices and payroll regulations.
Desired Traits
- Self-starter who works independently with minimal supervision.
- Practical, common-sense approach to problem solving.
- Strong customer-service mindset when supporting employees and managers.
- Ability to balance multiple priorities and deadlines.
- Trusted advisor who can help leadership determine appropriate HR practices and procedures.
About Us
We are a growing construction company with approximately 22 employees. This role offers the opportunity to make a meaningful impact by helping establish and maintain effective HR and payroll processes while supporting our employees and leadership team.
By submitting to this position, you are agreeing to be included in our talent pool for future hiring for similarly qualified positions.Avis sur l’égalité en matière d’emploi
Vaco by Highspring est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité en matière d’emploi et qui ne pratique aucune discrimination à l’égard des employés ou candidats à un emploi sur le plan de la race (notamment en ce qui a trait aux caractéristiques historiquement associées à la race, comme la texture des cheveux et la coiffure), couleur de la peau, le sexe (ce qui inclut l’état de grossesse ou les conditions connexes), la religion ou les croyances, l’origine nationale, la citoyenneté, l’âge, le handicap, le statut d’ancien combattant, l’adhésion à un syndicat, l’appartenance ethnique, le genre, l’identité de genre, l’expression de genre, l’orientation sexuelle, l’état civil, l’affiliation politique ou autre caractéristique protégée par les lois fédérales, d’État ou locales.
Vaco by Highspring et sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales s’engagent à la pleine inclusion de toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring et sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales veilleront à ce que les personnes handicapées bénéficient de mesures d’adaptation raisonnables. Si des mesures d’adaptation raisonnables sont nécessaires pour vous permettre de participer au processus de candidature ou d’entretien d’embauche, d’exercer les fonctions essentielles du poste et/ou de bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats sachent que la loi interdit la discrimination dans le milieu de travail.
Avis de représentation
En soumettant votre candidature à ce poste, vous convenez que vous accordez à Vaco by Highspring le droit exclusif de vous présenter en tant que candidat eu égard à l’offre d’emploi susmentionnée. Vous reconnaissez en outre que vous avez fourni des renseignements exacts sur vous-même et que vous n’avez pas volontairement dénaturé vos qualifications. Dans toute la mesure permise par la loi, vous vous engagez également à garder confidentiels tous les renseignements que vous obtiendrez de Vaco by Highspring concernant le poste et à ne divulguer les renseignements relatifs au poste que si cela est absolument nécessaire pour respecter une obligation afférente à votre candidature. En contrepartie, Vaco by Highspring s’engage à déployer des efforts raisonnables pour vous représenter dans le cadre de toute sollicitation, présélection en matière d’emploi et diffusion de CV.
Concernant les résidents de l’Ontario, Canada : d’après ce que Highspring retient de ses discussions avec son Client ce poste est actuellement vacant (soit par le truchement de Highspring en tant que sous-traitant, soit auprès du Client).
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ainsi que sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales (« nous », « notre/nos » ou « Vaco by Highspring ») respectent votre vie privée et s’engagent à vous informer de ses politiques en toute transparence.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’Avis de collecte par les RH de Vaco by Highspring concernant les candidats et les employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent consulter nos politiques propres à l’État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays régis par le RGPD peuvent consulter nos politiques ici.
De plus, les candidatures à ce poste seront soumises à une présélection des candidats effectuée par l’IA visant à vérifier que les exigences minimales indiquées au titre du poste sont respectées. Vous trouverez plus de détails sur l’utilisation de l’IA par Vaco by Highspring ici (https://www.highspring.com/ai-use-notices/). L’évaluation des candidatures après cette phase initiale sera menée par des recruteurs et gestionnaires d’embauche. Vaco by Highspring n’a pas d’information ni d’opinion sur l’utilisation de solutions d’IA par son client dans le cadre de l’embauche.
Avis sur la transparence salariale
La rémunération fixée pour ce poste, et d’autres, auprès de Vaco by Highspring dépend de nombreux facteurs,notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences en matière de permis d’exercice et de certification;
- l’emplacement du bureau et autres considérations géographiques;
- d’autres besoins commerciaux et organisationnels.
Cela étant, conformément à la loi locale, Vaco by Highspring estime qu’en fonction des critères susmentionnés, la fourchette salariale suivante constitue une estimation raisonnable de la rémunération de base pour une personne embauchée à ce poste dans les régions géographiques exigeant la divulgation de la fourchette salariale. Le ou la titulaire du poste peut également être admissible à des primes discrétionnaires.