Administrative Assistant- Located Hazelwood, MO NUMÉRO DE POSTE: 478470
Administrative Assistant
Hazelwood, MO
Onsite
Pay $20-23/hr
Contract-Long term with potential to hire
Position Overview
Our client is seeking a polished, high-energy Executive Administrative Assistant to support multiple senior leaders in a fast-paced, highly visible corporate environment. This individual will support three Directors and a VP while interacting regularly with executive leadership including the President of Defense, SVP of Engineering, and EVP of Manufacturing.
This is a newly created role with strong potential to convert to a permanent opportunity. The ideal candidate is professional, proactive, organized, and thrives in an environment where priorities can shift quickly. Soft skills, urgency, and professionalism are critical for success in this role.
Key Responsibilities
- Provide executive administrative support to multiple senior leaders
- Manage complex and heavy calendar scheduling across 4 executives
- Coordinate meetings, schedules, and shifting priorities with urgency and accuracy
- Handle confidential and sensitive information with professionalism and discretion
- Support travel arrangements and expense reporting through Concur
- Serve as a key point of contact for visitors, leadership, and internal teammates
- Assist with front desk/reception responsibilities including visitor check-in, badge coordination, and screenings
- Support employee engagement initiatives, culture-building activities, and monthly office events
- Help maintain a positive office atmosphere and act as a “face of the office”
- Provide backup support to leadership team members as needed
- Jump into projects and administrative tasks with flexibility and a team-first mentality
Qualifications
- Experience supporting multiple leaders/executives in a corporate environment
- Strong calendar management and organizational skills
- Excellent communication and interpersonal abilities
- Professional presence with strong customer service and relationship-building skills
- Ability to pivot quickly and manage changing priorities
- Comfortable working in a highly visible role with executive interaction
- Experience handling confidential information
- Proficiency with Microsoft Outlook and virtual meeting platforms
- Experience with Concur for travel and expense management preferred
Preferred Backgrounds
- Executive/Administrative Assistant experience
- Corporate office support experience
- Hospitality, restaurant management, retail leadership, or customer-facing environments with strong multitasking responsibilities
- Front desk or receptionist experience in a professional setting
Additional Details
- On-site position
- Business casual environment
- Small office environment with approximately 70 teammates
- Training will be provided
- 6–9 month contract assignment with potential for permanent hire
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.