Customer Service Rep-Logistics NUMÉRO DE POSTE: 479465
Vaco has a great opportunity for a Customer Service Representative in Jacksonville, Florida. This job is contract to hire and is fully onsite during training, hybrid thereafter.
Position Summary
We are seeking a Customer Service Representative to serve as the primary point of contact for customers throughout the lifecycle of their service experience. This role is responsible for coordinating logistics, providing timely updates, resolving issues, and delivering exceptional customer support while ensuring a positive overall customer experience.
The ideal candidate thrives in a fast-paced environment, enjoys helping customers, excels at multitasking, and can effectively manage a high volume of phone calls, emails, and administrative tasks simultaneously.
Key Responsibilities
Customer Support & Communication
- Serve as the primary point of contact for customers from initial scheduling through service completion.
- Build positive customer relationships through proactive communication and follow-up.
- Educate customers regarding timelines, processes, expectations, and available services.
- Respond promptly to customer inquiries via phone, email, and text.
- Resolve customer concerns and escalate issues when necessary.
- Maintain detailed and accurate records of all customer interactions.
Coordination & Scheduling
- Coordinate scheduling changes, service requests, and customer updates.
- Communicate with internal teams and external partners to ensure timely service delivery.
- Monitor active accounts and provide customers with status updates and estimated timelines.
- Assist with appointment confirmations and service-related communications.
- Coordinate delivery and scheduling information with operational teams.
Problem Resolution
- Address service disruptions, delays, and customer concerns.
- Investigate issues and work with internal stakeholders to identify solutions.
- Escalate unresolved matters to management as appropriate.
- Provide support for claims, service recovery efforts, and customer retention initiatives.
Administrative Responsibilities
- Manage high volumes of incoming and outgoing communications.
- Maintain accurate customer records within company systems.
- Review reports, dashboards, and activity queues to identify priority actions.
- Track open issues and ensure timely follow-up and resolution.
- Assist with special projects and process improvement initiatives.
Qualifications
Required
- High school diploma or equivalent.
- Strong customer service experience in a professional environment.
- Excellent verbal and written communication skills.
- Professional phone presence and customer-focused approach.
- Strong organizational and time management skills.
- Ability to multitask and prioritize competing demands.
- Proficiency with Microsoft Office applications, including Outlook.
- Ability to learn and navigate multiple software systems simultaneously.
Preferred
- Associate's or Bachelor's degree.
- Experience in customer service, logistics, transportation, supply chain, dispatching, scheduling, hospitality, or related industries.
- Experience working in a high-volume call or service environment.
Desired Attributes
- Highly adaptable and comfortable in a fast-paced environment.
- Strong critical thinking and problem-solving skills.
- Technology savvy and able to quickly learn new systems.
- Detail-oriented with excellent follow-through.
- Team-oriented with a positive attitude.
- Able to manage multiple priorities while maintaining a high level of customer satisfaction.
Work Environment
- Fast-paced customer service environment with a high volume of phone, email, and electronic communications.
- Collaborative team atmosphere with opportunities for growth and development.
- Hybrid work flexibility available following successful completion of training and performance milestones.
Determining compensation for this role (and others) at Vaco/Highspring depends upon a wide array of factors including but not limited to the individual’s skill sets, experience and training, licensure and certifications, office location and other geographic considerations, as well as other business and organizational needs. With that said, as required by local law in geographies that require salary range disclosure, Vaco/Highspring notes the salary range for the role is noted in this job posting. The individual may also be eligible for discretionary bonuses, and can participate in medical, dental, and vision benefits as well as the company’s 401(k) retirement plan. Additional disclaimer: Unless otherwise noted in the job description, the position Vaco/Highspring is filing for is occupied. Please note, however, that Vaco/Highspring is regularly asked to provide talent to other organizations. By submitting to this position, you are agreeing to be included in our talent pool for future hiring for similarly qualified positions. Submissions to this position are subject to the use of AI to perform preliminary candidate screenings, focused on ensuring minimum job requirements noted in the position are satisfied. Further assessment of candidates beyond this initial phase within Vaco/Highspring will be otherwise assessed by recruiters and hiring managers. Vaco/Highspring does not have knowledge of the tools used by its clients in making final hiring decisions and cannot opine on their use of AI products.
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.