Director of Accounts Payable - Onsite - Memphis, TN NUMÉRO DE POSTE: 479795
Location: Memphis, TN
Reports to: SVP Accounting
Vaco is assisting its client in its search for an experienced Director of Accounts Payable to oversee the accounts payable functions for both the parent company and its retail subsidiary, ensuring accuracy, compliance, and efficiency in all accounts payable processes.
Position Overview:
The Director of Accounts Payable will be responsible for overseeing the accounts payable functions across two distinct but interrelated entities—the parent company’s distribution operations and its retail subsidiary. This senior leadership position will require the management of a large team, the development and implementation of effective accounts payable strategies, and the optimization of processes to ensure timely and accurate payments, efficient vendor relations, and compliance with internal and external controls. This role will work closely with senior leadership to ensure the overall financial health and operational efficiency of both the distribution business and its retail division.
Key Responsibilities:
- Accounts Payable Leadership:
- Oversee the daily operations of the accounts payable department for both the distribution company and its subsidiary.
- Lead, train, and develop a team of accounts payable professionals, fostering a high-performance culture of accuracy, efficiency, and accountability.
- Ensure both teams are meeting departmental goals, service level agreements (SLAs), and internal/external deadlines for invoice processing, vendor payments, and reporting.
- Process Optimization & Compliance:
- Review and enhance accounts payable workflows to improve efficiency, accuracy, and cycle time, incorporating best practices and automation where possible.
- Ensure strict compliance with company policies, accounting standards (GAAP), tax regulations, and industry-specific regulations.
- Oversee the approval and processing of invoices, credit memos, and payments to ensure proper documentation and adherence to contractual terms.
- Identify and resolve discrepancies and exceptions in a timely and accurate manner.
- Vendor Management & Relations:
- Establish and maintain strong working relationships with key vendors, ensuring timely and accurate payments and addressing any payment inquiries or disputes.
- Monitor vendor performance and compliance with agreed-upon terms and conditions.
- Financial Reporting & Analysis:
- Ensure accurate reporting of accounts payable balances, aged accounts, and payment terms for both business units.
- Provide regular reports to senior management on accounts payable metrics, including outstanding payables, payment cycles, cash flow projections, and vendor reconciliations.
- Lead month-end and year-end closing activities related to accounts payable, ensuring timely and accurate financial reporting.
- System & Technology Oversight:
- Oversee the accounts payable software systems (ERP, AP Automation) for both the parent company and retail subsidiary, ensuring efficient system usage, integrations, and data accuracy.
- Drive the adoption of technology solutions that improve automation, reduce manual entry, and enhance reporting capabilities across the accounts payable function.
- Cash Flow Management:
- Collaborate with treasury and finance teams to manage cash flow, ensuring optimal working capital and payment schedules.
- Monitor cash disbursements, ensuring that payments align with company liquidity and cash flow projections.
- Audit & Internal Controls:
- Maintain internal controls to ensure the accuracy of accounts payable transactions and safeguard company assets.
- Facilitate audits and respond to inquiries from external auditors, ensuring compliance with all regulatory requirements and company policies.
- Lead process improvements to address any audit findings and reduce risk.
- Cross-Functional Collaboration:
- Collaborate with other departments, including purchasing, logistics, and finance, to ensure alignment on payment terms, reporting, and inventory management.
- Support senior management and the retail subsidiary’s leadership team with financial insights related to accounts payable and vendor management.
- Education:
- Bachelor’s degree in Accounting, Finance, Business Administration, or related field (CPA or relevant certifications preferred).
- Experience:
- Minimum of 8-10 years of experience in accounts payable, finance, or accounting, with at least 5 years in a leadership or managerial role.
- Proven experience overseeing accounts payable functions in both distribution and retail environments.
- Experience managing large teams and working with multi-location operations, ideally in a multi-entity organization.
- Strong knowledge of accounts payable processes, systems, and technology, including experience with ERP and AP automation tools.
- Skills:
- Strong leadership and team management skills, with the ability to motivate and guide teams through process improvements and changes.
- Excellent organizational and problem-solving skills, with a keen eye for detail and accuracy.
- Ability to manage multiple priorities in a fast-paced, dynamic environment.
- Strong communication and interpersonal skills, with the ability to interact effectively with vendors, internal teams, and senior management.
- Deep understanding of cash management, accounts payable aging, and financial reporting.
- Technical Skills:
- Proficiency with accounting software (e.g., SAP, Oracle, or similar ERP systems).
- Advanced Excel skills (pivot tables, VLOOKUP, and data analysis).
- Familiarity with AP automation tools (e.g., Coupa, Ariba, or other AP systems) and cloud-based platforms.
Travel Requirements:
Travel will be required to visit retail accounts payable team members in other cities. First year travel will be heavier up to 30%.
Compensation:
- Competitive salary based on experience
- Comprehensive benefits package, including health, dental, vision, 401(k), and more
- Performance-based incentive
Determining compensation for this role (and others) at Vaco/Highspring depends upon a wide array of factors including but not limited to the individual’s skill sets, experience and training, licensure and certifications, office location and other geographic considerations, as well as other business and organizational needs. With that said, as required by local law in geographies that require salary range disclosure, Vaco/Highspring notes the salary range for the role is noted in this job posting. The individual may also be eligible for discretionary bonuses, and can participate in medical, dental, and vision benefits as well as the company’s 401(k) retirement plan. Additional disclaimer: Unless otherwise noted in the job description, the position Vaco/Highspring is filing for is occupied. Please note, however, that Vaco/Highspring is regularly asked to provide talent to other organizations. By submitting to this position, you are agreeing to be included in our talent pool for future hiring for similarly qualified positions. Submissions to this position are subject to the use of AI to perform preliminary candidate screenings, focused on ensuring minimum job requirements noted in the position are satisfied. Further assessment of candidates beyond this initial phase within Vaco/Highspring will be otherwise assessed by recruiters and hiring managers. Vaco/Highspring does not have knowledge of the tools used by its clients in making final hiring decisions and cannot opine on their use of AI products.
Avis sur l’égalité en matière d’emploi
Vaco by Highspring est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité en matière d’emploi et qui ne pratique aucune discrimination à l’égard des employés ou candidats à un emploi sur le plan de la race (notamment en ce qui a trait aux caractéristiques historiquement associées à la race, comme la texture des cheveux et la coiffure), couleur de la peau, le sexe (ce qui inclut l’état de grossesse ou les conditions connexes), la religion ou les croyances, l’origine nationale, la citoyenneté, l’âge, le handicap, le statut d’ancien combattant, l’adhésion à un syndicat, l’appartenance ethnique, le genre, l’identité de genre, l’expression de genre, l’orientation sexuelle, l’état civil, l’affiliation politique ou autre caractéristique protégée par les lois fédérales, d’État ou locales.
Vaco by Highspring et sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales s’engagent à la pleine inclusion de toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring et sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales veilleront à ce que les personnes handicapées bénéficient de mesures d’adaptation raisonnables. Si des mesures d’adaptation raisonnables sont nécessaires pour vous permettre de participer au processus de candidature ou d’entretien d’embauche, d’exercer les fonctions essentielles du poste et/ou de bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats sachent que la loi interdit la discrimination dans le milieu de travail.
Avis de représentation
En soumettant votre candidature à ce poste, vous convenez que vous accordez à Vaco by Highspring le droit exclusif de vous présenter en tant que candidat eu égard à l’offre d’emploi susmentionnée. Vous reconnaissez en outre que vous avez fourni des renseignements exacts sur vous-même et que vous n’avez pas volontairement dénaturé vos qualifications. Dans toute la mesure permise par la loi, vous vous engagez également à garder confidentiels tous les renseignements que vous obtiendrez de Vaco by Highspring concernant le poste et à ne divulguer les renseignements relatifs au poste que si cela est absolument nécessaire pour respecter une obligation afférente à votre candidature. En contrepartie, Vaco by Highspring s’engage à déployer des efforts raisonnables pour vous représenter dans le cadre de toute sollicitation, présélection en matière d’emploi et diffusion de CV.
Concernant les résidents de l’Ontario, Canada : d’après ce que Highspring retient de ses discussions avec son Client ce poste est actuellement vacant (soit par le truchement de Highspring en tant que sous-traitant, soit auprès du Client).
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ainsi que sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales (« nous », « notre/nos » ou « Vaco by Highspring ») respectent votre vie privée et s’engagent à vous informer de ses politiques en toute transparence.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’Avis de collecte par les RH de Vaco by Highspring concernant les candidats et les employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent consulter nos politiques propres à l’État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays régis par le RGPD peuvent consulter nos politiques ici.
De plus, les candidatures à ce poste seront soumises à une présélection des candidats effectuée par l’IA visant à vérifier que les exigences minimales indiquées au titre du poste sont respectées. Vous trouverez plus de détails sur l’utilisation de l’IA par Vaco by Highspring ici (https://www.highspring.com/ai-use-notices/). L’évaluation des candidatures après cette phase initiale sera menée par des recruteurs et gestionnaires d’embauche. Vaco by Highspring n’a pas d’information ni d’opinion sur l’utilisation de solutions d’IA par son client dans le cadre de l’embauche.
Avis sur la transparence salariale
La rémunération fixée pour ce poste, et d’autres, auprès de Vaco by Highspring dépend de nombreux facteurs,notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences en matière de permis d’exercice et de certification;
- l’emplacement du bureau et autres considérations géographiques;
- d’autres besoins commerciaux et organisationnels.
Cela étant, conformément à la loi locale, Vaco by Highspring estime qu’en fonction des critères susmentionnés, la fourchette salariale suivante constitue une estimation raisonnable de la rémunération de base pour une personne embauchée à ce poste dans les régions géographiques exigeant la divulgation de la fourchette salariale. Le ou la titulaire du poste peut également être admissible à des primes discrétionnaires.