Legal Assistant Real Estate Litigation NUMÉRO DE POSTE: 415763
Vaco is conducting a confidential search on behalf of a distinguished, large law firm for a Legal Assistant to join their litigation team. This role requires a highly motivated individual with a strong background in supporting litigation attorneys within a dynamic and fast-paced environment.
Position: Legal Assistant - Litigation Team
Location: San Francisco (hybrid work schedule with 3 days onsite)
Salary: Up to $115,000 per year, 5 percent bonus, 401k match, 5% profit sharing contribution, vests on day 1
Key Responsibilities:
- Client Service: Handle telephone calls, take detailed messages, provide information, refer calls to appropriate team members, and arrange conference calls. Ensure timely and professional communication with clients and team members.
- Document Preparation: Prepare, revise, and format legal documents, pleadings, and correspondence. Compile, type, edit, and store documents accurately. Proofread and edit documents for grammar, spelling, punctuation, and format. Distribute correspondence using various methods.
- Time Entry/Billing: Input daily time entries for team members, open new client or matter numbers, perform conflict checks, and handle billing processes including special billing requests. Act as a liaison with the accounting department for past due receivables. Position will support a team of 6 timekeepers.
- Scheduling: Schedule appointments, meetings, court dates, and depositions. Coordinate workflow to meet deadlines and arrange travel schedules and reservations.
- Mail Management: Review, prioritize, and route incoming mail. Prepare outgoing mail and overnight packages. Coordinate messenger pickups and deliveries.
- Filing: Maintain orderly and current files according to firm guidelines, including client files, court filings, and administrative materials. Ensure quick retrieval of information and document control. Close and send files to storage as per firm policy.
- Education: Bachelor’s degree preferred or equivalent work experience.
- Experience: Prior experience supporting litigation in a large law firm environment is required. Knowledge of U.S. Federal District Courts and State court rules is essential. Familiarity with litigation documents, including Tables of Contents and Tables of Authorities, is preferred.
- Skills: Proficiency in MS Office Suite and advanced technical skills, including a typing speed of at least 60 wpm. Strong organizational, multitasking, and interpersonal skills. Ability to handle sensitive and confidential matters with discretion and professionalism.
- Billing: Experience with legal billing processes is required.
- Attributes: Highly motivated, organized, and self-directed with excellent interpersonal skills. Ability to build professional relationships and succeed in a fast-paced environment.
- Flexible work arrangements and hybrid work schedule.
- Comprehensive health, dental, and vision insurance.
- Life and disability insurance.
- Retirement and savings plans.
- Emergency backup care for children and adults.
- Paid vacation, sick time, and holidays.
- Professional development and career advancement opportunities.
- Employee recognition and reward programs.
- Wellness and assistance programs.
- Employee discounts and perks.
Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.