Accounts Payable Specialist NUMÉRO DE POSTE: 480147
Role: Accounts Payable Specialist
New York City, NY (Queens area)
Fully Onsite
Salary Range: $65,000-$85,000
Position Summary
We are seeking a highly organized and detail-oriented Accounts Payable Specialist to join our finance team. This role is responsible for managing a high volume of supplier invoices and payment processing activities within a predominantly manual accounts payable environment. The successful candidate will demonstrate strong ownership, exceptional attention to detail, and the ability to work independently with minimal supervision while maintaining accuracy and meeting deadlines.
This is an excellent opportunity for an experienced AP professional who thrives in a fast-paced setting, enjoys problem-solving, and can effectively prioritize competing demands.
Key Responsibilities
- Process high volumes of supplier invoices accurately and efficiently within established timelines.
- Perform manual invoice matching, coding, validation, and data entry.
- Manage end-to-end accounts payable processes from invoice receipt through payment.
- Investigate and resolve invoice discrepancies, pricing variances, and supplier queries.
- Reconcile supplier statements and proactively identify outstanding issues.
- Liaise with internal stakeholders and external suppliers to obtain approvals and supporting documentation.
- Prepare and process weekly and monthly payment runs.
- Ensure compliance with company policies, financial controls, and approval authorities.
- Maintain accurate vendor records and supporting documentation.
- Monitor AP inboxes and respond to supplier enquiries in a timely and professional manner.
- Assist with month-end close activities, including accruals, reconciliations, and reporting requirements.
- Identify process inefficiencies and recommend improvements to enhance accuracy and productivity.
- Take ownership of assigned workload and independently manage priorities to ensure service levels are maintained.
Required Skills & Experience
- 3 years of Accounts Payable experience in a high-volume environment.
- Proven experience working within manual or semi-automated AP processes.
- Strong understanding of invoice processing, supplier reconciliations, and payment cycles.
- Excellent attention to detail with a high degree of accuracy.
- Demonstrated ability to work autonomously and make sound decisions within defined guidelines.
- Strong problem-solving and investigative skills.
- Effective time management and prioritization abilities.
- Intermediate to advanced Microsoft Excel skills.
- Strong communication and stakeholder management skills.
- Ability to remain calm and organized while managing large workloads and tight deadlines.
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.