Payroll Coordinator NUMÉRO DE POSTE: 416009
Vaco is looking for a detail-oriented and organized Payroll Coordinator to join a team. The Payroll Coordinator will be responsible for ensuring accurate and timely payroll processing while maintaining compliance with federal and state regulations. This role involves coordinating payroll activities, managing employee data, and providing exceptional support to our staff.
Key Responsibilities:
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Payroll Processing:
- Process bi-weekly, semi-monthly, and monthly payrolls for all employees.
- Handle payroll for multiple states.
- Manage off-cycle payrolls as needed.
- Review and process new hires, terminations, and payroll adjustments.
- Calculate and distribute bonuses, commissions, and other special payments.
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Data Management:
- Maintain and update employee payroll records.
- Ensure accurate entry of working hours and wage calculations.
- Review and resolve timecard exceptions and discrepancies.
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Compliance and Reporting:
- Track and deduct garnishments, tax levies, and other special payroll deductions.
- Prepare payroll reports and summaries for management.
- Assist in responding to government agency requests with relevant data.
- Ensure compliance with federal, state, and local payroll regulations.
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Employee Support:
- Address and resolve payroll-related queries and concerns from employees.
- Provide guidance on PTO requests and other payroll policies.
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Audits and Improvements:
- Conduct regular audits to ensure payroll accuracy and integrity.
- Assist in developing and implementing payroll processes and procedures.
Requirements:
- Experience: Minimum of 2 years of experience in payroll processing.
- Education: High school diploma or equivalent required; Associate’s or Bachelor’s degree in Accounting, Finance, Business Administration, or related field preferred.
- Technical Skills: Proficiency with payroll software (e.g., ADP, Paychex) and Microsoft Office Suite, especially Excel.
- Knowledge: Understanding of payroll practices, tax regulations, and wage and hour laws.
- Skills:
- Strong attention to detail and accuracy.
- Excellent organizational and time management skills.
- Strong communication skills, both verbal and written.
- Ability to handle sensitive and confidential information with discretion.
Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.