Controller NUMÉRO DE POSTE: 480245
Reports To: Owner / CEO
Location: Remote
Compensation: $120k - $150k base, commensurate with experience
Status: Full-time, Exempt
About the Organization
This role supports the financial and administrative operations of multiple related businesses under common ownership.
The organization consists of:
- An established multi-location commercial services company operating across several states, providing specialized business-to-business services.
- A rapidly growing retail franchise operation with plans for significant regional expansion.
The Role
The Controller serves as the primary financial and administrative leader across all entities. This is a hands-on role that combines traditional controllership responsibilities with broader operational and administrative oversight during a period of growth.
The role has two primary components:
1. Multi-Entity Controller (Approximately 70%)
Own the financial close process, tax compliance, consolidations, reporting, and internal controls across multiple legal entities. Ensure accurate, timely financial reporting and strong accounting discipline.
2. Administrative & HR Lead (Approximately 30%, declining as the organization scales)
Provide day-to-day administrative and human resources support for the growing retail operation until dedicated administrative personnel are added. Responsibilities include payroll administration, benefits coordination, onboarding, and general office administration.
Financial Close & Reporting
- Own the monthly close process across all entities.
- Prepare and post journal entries, accruals, deferrals, and prepaid amortizations.
- Maintain fixed asset schedules and depreciation records.
- Manage and standardize the chart of accounts across multiple entities.
- Produce consolidated and entity-level financial statements.
- Review accounting work performed by internal accounting and administrative staff.
- Coordinate with and review work performed by external accounting partners.
- Own tax compliance activities across entities, including federal, state, and local requirements.
- Coordinate with external tax advisors on annual tax filings.
- Prepare supporting schedules and ensure accurate accounting records.
- Manage tax calendars and filing deadlines.
- Serve as a liaison between ownership and external tax professionals on business and personal tax matters.
- Administer payroll for retail operations.
- Coordinate hiring, onboarding, and employee documentation.
- Manage benefits administration as programs evolve.
- Ensure compliance with applicable employment regulations.
- Serve as the primary administrative contact for franchise-related financial and reporting requirements.
- Own accounting system administration across multiple entities.
- Drive standardization, process improvements, and data integrity initiatives.
- Establish and document appropriate internal controls.
- Oversee cash management activities.
- Identify opportunities for operational and financial system improvements.
- 5 years of experience in a Controller or similar accounting leadership role.
- Experience managing accounting for multiple legal entities.
- Strong technical accounting knowledge equivalent to CPA-level proficiency.
- Active CPA license preferred but not required.
- Deep proficiency with cloud-based accounting systems, including multi-entity environments and consolidations.
- Strong understanding of financial reporting, tax compliance, and internal controls.
- Ability to operate independently in a fast-paced, entrepreneurial environment.
Determining compensation for this role (and others) at Vaco/Highspring depends upon a wide array of factors including but not limited to the individual’s skill sets, experience and training, licensure and certifications, office location and other geographic considerations, as well as other business and organizational needs. With that said, as required by local law in geographies that require salary range disclosure, Vaco/Highspring notes the salary range for the role is noted in this job posting. The individual may also be eligible for discretionary bonuses, and can participate in medical, dental, and vision benefits as well as the company’s 401(k) retirement plan. Additional disclaimer: Unless otherwise noted in the job description, the position Vaco/Highspring is filing for is occupied. Please note, however, that Vaco/Highspring is regularly asked to provide talent to other organizations. By submitting to this position, you are agreeing to be included in our talent pool for future hiring for similarly qualified positions. Submissions to this position are subject to the use of AI to perform preliminary candidate screenings, focused on ensuring minimum job requirements noted in the position are satisfied. Further assessment of candidates beyond this initial phase within Vaco/Highspring will be otherwise assessed by recruiters and hiring managers. Vaco/Highspring does not have knowledge of the tools used by its clients in making final hiring decisions and cannot opine on their use of AI products.
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.