Proposal Designer NUMÉRO DE POSTE: 480542
The Role
Vaco is working with a client on the northside of Indianapolis (100% in office work schedule) to add a Proposal Designer to their marketing team — a role that sits at the intersection of design and business development. Roughly 70% of this position is dedicated to proposal work: taking content developed by writers and coordinators and transforming it into polished, professional submissions. Think layout-heavy InDesign work — integrating photography, graphics, charts, and brand elements into long-form documents that make a strong impression on clients.The remaining 30% is flexible. Each team member has a specialty area — events, social media, motion graphics, and more — and this person will develop their own niche over time based on strengths and team needs.
This is not a role for someone looking to lead brand strategy or push creative boundaries. It's a great fit for a detail-oriented designer who takes pride in making complex content look clean, organized, and compelling — and who genuinely enjoys that kind of work.
Key Responsibilities
- Design and produce proposal layouts using Adobe InDesign — integrating text, photography, graphics, icons, and data visualizations into professional, brand-compliant documents
- Collaborate closely with proposal coordinators and writers to translate content into visually compelling deliverables
- Produce other corporate design materials such as flyers, annual reports, presentations, and marketing collateral
- Support digital design needs including website updates, landing pages, and digital assets
- Assist with planning and incorporating photography for both print and digital initiatives
- Review all work for accuracy, brand consistency, and quality before delivery
- Apply and maintain brand standards across all materials
- Support motion graphics or animated digital content in collaboration with team members, as needed
- Contribute to a niche area of the marketing team's work (e.g., social media, events, or other specialty) based on skills and interest
What We're Looking For
- 3 years of experience in corporate document design, layout, or graphic production — experience with proposals, annual reports, or long-form documents strongly preferred
- Strong proficiency in Adobe InDesign; working knowledge of Photoshop and Illustrator
- Background working within established brand standards and producing high-volume, production-style design work
- Comfortable working on a PC (Windows-based environment)
- Experience with both print production and basic digital publishing workflows
- Familiarity with Figma, Adobe XD, or similar UI tools is a plus — not required
- Prior experience at an architecture, civil engineering, or professional services firm is a plus
- Bachelor's degree in Graphic Design, Visual Communication, or related field preferred — equivalent experience considered
- A portfolio is required; please submit a PDF portfolio or link to online work for consideration
The Ideal Candidate:
This team is looking for someone who shows up curious and engaged — the kind of person who asks questions, digs into the work, and takes pride in the details. Strong interpersonal skills and a collaborative, team-first attitude matter here. This is not a solo creative role; it's a support-oriented position on a close-knit team that values reliability, follow-through, and positive energy.Why work for this company:
- Medical, Dental, and Vision Insurance
- PTO and Holiday pay
- Dollar-for-dollar 401(k) match — one of the strongest retirement benefits in the market
- Structured professional development program — your growth path is mapped out with your manager, not left to chance
- Stable, established company with a track record of long-tenured employees
- Collaborative team culture with a manager who is invested in her team's success
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.