Executive Assistant NUMÉRO DE POSTE: 480564
Executive Partnership & Strategic Support
- Manage and optimize a complex executive calendar, ensuring time is aligned with strategic priorities
- Prioritize meetings, requests, and commitments to maximize executive effectiveness
- Prepare meeting agendas, briefing materials, talking points, and follow-up action items
- Serve as a gatekeeper and trusted advisor on scheduling and competing priorities
- Anticipate needs, identify potential conflicts, and proactively recommend solutions
- Help create systems that allow the executive to focus on 3–4 high-impact priorities each day
- Provide thoughtful communication support and correspondence management
Process Improvement & Operational Excellence
- Evaluate current workflows and identify opportunities to improve efficiency and scalability
- Leverage technology, automation, and AI tools to streamline administrative and operational processes
- Recommend and implement new systems that improve organization, communication, and productivity
- Continuously look for ways to increase capacity and reduce administrative burden across the organization
Office & Administrative Operations
- Support day-to-day office operations and serve as a key point of coordination for the workplace
- Manage conference room scheduling and meeting logistics
- Coordinate office vendors, including janitorial and facility services
- Oversee kitchen and office supply inventory and replenishment
- Assist with office events, meetings, and special projects
- Support the organization's upcoming office relocation and ongoing workplace initiatives
Travel & Event Coordination
- Coordinate domestic travel arrangements, accommodations, transportation, and dining reservations
- Manage logistics for executive meetings, board meetings, and special events
- Ensure seamless execution of travel and event plans while anticipating potential issues
Executive & Board-Level Communication
- Interface professionally with board members, executives, external partners, and key stakeholders
- Exercise exceptional judgment, discretion, and confidentiality
- Represent the executive and organization with professionalism and executive presence in all interactions
What We're Looking For
Required Qualifications
- 7 years of Executive Assistant, Chief of Staff, Chief Administrative Officer support, or related executive support experience
- Experience supporting senior executives in large, complex organizations
- Demonstrated ability to manage highly dynamic calendars and competing priorities
- Experience interacting with executive leadership teams, boards of directors, and C-suite stakeholders
- Exceptional written and verbal communication skills
- Strong organizational skills with impeccable attention to detail
- Ability to maintain confidentiality and exercise sound judgment
Preferred Qualifications
- Experience supporting executives within Fortune 100, Fortune 500, or similarly complex organizations
- Experience managing board communications and executive-level meetings
- Strong process improvement and operational optimization background
- Familiarity with AI tools and emerging technologies that improve productivity and efficiency
- Experience leading special projects and cross-functional initiatives
- Prior office management or workplace operations experience
Success in This Role
The successful candidate is someone who:
- Naturally takes ownership and looks for opportunities to contribute beyond the job description
- Has the confidence to challenge inefficiencies and recommend better approaches
- Operates with urgency, professionalism, and sound judgment
- Creates calm and structure in fast-paced environments
- Is energized by helping executives and organizations operate at a higher level
- Constantly asks, "How can we do this better?"
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.