Controller NUMÉRO DE POSTE: 480599
Direct Hire, Onsite
Salary: $120,000/yr
Position Summary
We are seeking a hands-on Controller to oversee all accounting and financial operations for a growing mechanical contracting and construction services organization. This role is responsible for managing the full accounting cycle, including payroll, accounts payable, accounts receivable, job costing, financial reporting, cash management, tax compliance, and financial analysis.
The ideal candidate will possess strong construction accounting experience, a deep understanding of job costing and work-in-progress (WIP) reporting, and the ability to partner closely with operations and project management teams to support profitable project execution. As a key member of the leadership team, this individual will play a critical role in maintaining accurate financial records, ensuring compliance with union and prevailing wage requirements, and providing actionable financial insights to support strategic business decisions.
Key Responsibilities
Financial Management & Reporting
- Oversee all accounting functions, including general ledger, accounts payable, accounts receivable, payroll, job costing, fixed assets, and financial reporting.
- Prepare monthly, quarterly, and annual financial statements and supporting schedules.
- Perform account reconciliations, including bank accounts, loans, investments, and subsidiary ledgers.
- Maintain cash flow forecasts and monitor liquidity.
- Prepare monthly work-in-progress (WIP) and jobs-in-progress reports.
- Record depreciation, accruals, asset additions, and recurring journal entries.
- Develop KPI reporting, financial analyses, and management reports for leadership.
- Support annual audits, reviews, and other financial examinations.
Construction Accounting & Job Costing
- Oversee project setup, including budgets, labor allocations, tax requirements, and job coding.
- Monitor project costs and investigate variances to ensure accurate profitability reporting.
- Maintain job cost systems and proper allocation of labor, materials, subcontractor costs, and equipment charges.
- Review WIP reports and collaborate with project managers to ensure accurate forecasting.
- Administer prevailing wage compliance, certified payroll reporting, and project-specific reporting requirements.
- Coordinate notices of furnishing and other project documentation requirements.
Payroll & Union Reporting
- Oversee weekly payroll processing for union and non-union employees.
- Review and approve payroll submissions while ensuring accuracy and compliance.
- Prepare payroll-related journal entries and labor reporting.
- Administer union fringe benefit reporting, pension contributions, dues payments, and prevailing wage calculations.
- Maintain payroll records, employee deductions, insurance contributions, vacation balances, and compensation updates.
- Respond to unemployment claims and payroll-related inquiries.
- Coordinate certified payroll reporting for government and prevailing wage projects.
Accounts Receivable & Billing
- Oversee customer billing, including progress billings, AIA billings, service billings, and contract invoicing.
- Monitor accounts receivable aging and collection activities.
- Partner with project managers and customers to resolve billing disputes and collection issues.
- Track and collect retainage balances.
- Manage cash receipts and ensure accurate application of payments.
- Reconcile receivables between operational and accounting systems.
Accounts Payable & Vendor Management
- Oversee accounts payable operations and payment scheduling.
- Ensure subcontractor payments align with project cash flow and collections.
- Review invoice coding and vendor setup processes.
- Approve ACH payments, wire transfers, and check disbursements.
- Reconcile credit card accounts and recurring payment activity.
- Maintain vendor compliance documentation and prepare annual 1099 filings.
Compliance, Tax & Audit Support
- Prepare quarterly Commercial Activity Tax (CAT) and local income tax filings.
- Coordinate annual insurance audits, union audits, and financial reviews.
- Maintain compliance with prevailing wage, certified payroll, and labor reporting requirements.
- Ensure accurate maintenance of employee, vendor, subcontractor, and project records.
- Support year-end close activities and external accountant requests.
Leadership & Business Partnership
- Partner with ownership, project managers, operations leaders, and administrative staff to support business objectives.
- Provide financial guidance related to project performance, cash flow, profitability, and operational efficiency.
- Assist with budgeting, forecasting, bonus calculations, and strategic planning initiatives.
- Develop and improve accounting processes, internal controls, and reporting capabilities.
- Perform special projects and financial analyses as requested by leadership.
Qualifications
Required
- Bachelor's degree in Accounting, Finance, or a related field.
- 7 years of progressive accounting experience, preferably within construction, mechanical contracting, or project-based industries.
- Strong understanding of construction accounting, job costing, percentage-of-completion accounting, and WIP reporting.
- Experience managing payroll, accounts payable, accounts receivable, general ledger, and financial statement preparation.
- Knowledge of prevailing wage requirements, certified payroll, union reporting, and fringe benefit administration.
- Advanced Microsoft Excel skills and experience with accounting and ERP systems.
Preferred
- Previous experience as a Controller, Assistant Controller, Construction Accounting Manager, or Senior Accountant.
- Experience with ComputerEase, ServiceTitan, Viewpoint, or similar construction accounting software.
- CPA designation or CPA-track candidate.
- Experience supporting audits, tax filings, and insurance compliance reviews.
Determining compensation for this role (and others) at Vaco/Highspring depends upon a wide array of factors including but not limited to the individual’s skill sets, experience and training, licensure and certifications, office location and other geographic considerations, as well as other business and organizational needs. With that said, as required by local law in geographies that require salary range disclosure, Vaco/Highspring notes the salary range for the role is noted in this job posting. The individual may also be eligible for discretionary bonuses, and can participate in medical, dental, and vision benefits as well as the company’s 401(k) retirement plan. Additional disclaimer: Unless otherwise noted in the job description, the position Vaco/Highspring is filing for is occupied. Please note, however, that Vaco/Highspring is regularly asked to provide talent to other organizations. By submitting to this position, you are agreeing to be included in our talent pool for future hiring for similarly qualified positions. Submissions to this position are subject to the use of AI to perform preliminary candidate screenings, focused on ensuring minimum job requirements noted in the position are satisfied. Further assessment of candidates beyond this initial phase within Vaco/Highspring will be otherwise assessed by recruiters and hiring managers. Vaco/Highspring does not have knowledge of the tools used by its clients in making final hiring decisions and cannot opine on their use of AI products.
Avis sur l’égalité en matière d’emploi
Vaco by Highspring est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité en matière d’emploi et qui ne pratique aucune discrimination à l’égard des employés ou candidats à un emploi sur le plan de la race (notamment en ce qui a trait aux caractéristiques historiquement associées à la race, comme la texture des cheveux et la coiffure), couleur de la peau, le sexe (ce qui inclut l’état de grossesse ou les conditions connexes), la religion ou les croyances, l’origine nationale, la citoyenneté, l’âge, le handicap, le statut d’ancien combattant, l’adhésion à un syndicat, l’appartenance ethnique, le genre, l’identité de genre, l’expression de genre, l’orientation sexuelle, l’état civil, l’affiliation politique ou autre caractéristique protégée par les lois fédérales, d’État ou locales.
Vaco by Highspring et sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales s’engagent à la pleine inclusion de toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring et sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales veilleront à ce que les personnes handicapées bénéficient de mesures d’adaptation raisonnables. Si des mesures d’adaptation raisonnables sont nécessaires pour vous permettre de participer au processus de candidature ou d’entretien d’embauche, d’exercer les fonctions essentielles du poste et/ou de bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats sachent que la loi interdit la discrimination dans le milieu de travail.
Avis de représentation
En soumettant votre candidature à ce poste, vous convenez que vous accordez à Vaco by Highspring le droit exclusif de vous présenter en tant que candidat eu égard à l’offre d’emploi susmentionnée. Vous reconnaissez en outre que vous avez fourni des renseignements exacts sur vous-même et que vous n’avez pas volontairement dénaturé vos qualifications. Dans toute la mesure permise par la loi, vous vous engagez également à garder confidentiels tous les renseignements que vous obtiendrez de Vaco by Highspring concernant le poste et à ne divulguer les renseignements relatifs au poste que si cela est absolument nécessaire pour respecter une obligation afférente à votre candidature. En contrepartie, Vaco by Highspring s’engage à déployer des efforts raisonnables pour vous représenter dans le cadre de toute sollicitation, présélection en matière d’emploi et diffusion de CV.
Concernant les résidents de l’Ontario, Canada : d’après ce que Highspring retient de ses discussions avec son Client ce poste est actuellement vacant (soit par le truchement de Highspring en tant que sous-traitant, soit auprès du Client).
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ainsi que sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales (« nous », « notre/nos » ou « Vaco by Highspring ») respectent votre vie privée et s’engagent à vous informer de ses politiques en toute transparence.
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De plus, les candidatures à ce poste seront soumises à une présélection des candidats effectuée par l’IA visant à vérifier que les exigences minimales indiquées au titre du poste sont respectées. Vous trouverez plus de détails sur l’utilisation de l’IA par Vaco by Highspring ici (https://www.highspring.com/ai-use-notices/). L’évaluation des candidatures après cette phase initiale sera menée par des recruteurs et gestionnaires d’embauche. Vaco by Highspring n’a pas d’information ni d’opinion sur l’utilisation de solutions d’IA par son client dans le cadre de l’embauche.
Avis sur la transparence salariale
La rémunération fixée pour ce poste, et d’autres, auprès de Vaco by Highspring dépend de nombreux facteurs,notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences en matière de permis d’exercice et de certification;
- l’emplacement du bureau et autres considérations géographiques;
- d’autres besoins commerciaux et organisationnels.
Cela étant, conformément à la loi locale, Vaco by Highspring estime qu’en fonction des critères susmentionnés, la fourchette salariale suivante constitue une estimation raisonnable de la rémunération de base pour une personne embauchée à ce poste dans les régions géographiques exigeant la divulgation de la fourchette salariale. Le ou la titulaire du poste peut également être admissible à des primes discrétionnaires.